Comunicación

Imprevistos Logísticos II

Durante la elaboración del material multimedia

Imagen obtenida de http://www.freeimages.com/profile/weebism
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En alguna ocasión, estando frente a grupo, las cosas no me salieron como yo esperaba. Si bien la conferencia no fue la peor de mi vida, he tenido como todos momentos de negra historia, no me agradó ser el primero en observar que no había logrado hacer lo que había planificado realizar; fue doloroso admitir que el impacto que esperaba causar, aún cuando tuve un buen arranque,  parecía difuminarse momento a momento. Viví cada minuto del tiempo restante como una constante negación de la oportunidad para lograr el objetivo de mi tema. En esa ocasión el dardo no había dado en el blanco. Terminé la exposición, recogí los restos de mi autoestima (miente quien dice que estas experiencias no sacuden a un expositor) y me despedí.

¿Qué fue lo que pasó? En el análisis que he meditado desde entonces, recordando y volviendo sobre mis pasos, descubro que en buena medida la problemática de ese momento surgió por algunas situaciones imprevistas, por ceguera de mi parte, en la conformación del material multimedia que apoyaría mi exposición y mi mensaje. Con la idea de minimizar esta posibilidad, para los conferencistas en desarrollo que visitan este espacio, es que he tratado de convertir aquella tarde difícil en algún aprendizaje que nos permita disminuir los riesgos a la hora de presentarnos frente a grupo. Aquí están entonces algunas recomendaciones para la elaboración y uso de los materiales audiovisuales eficaces.

La regla de oro de los materiales audiovisuales o de apoyo

Es necesario tener siempre presente que:

el material multimedia o de apoyo se construye en función del mensaje a compartir y con la clara intención de que la audiencia pueda comprender el tema.

Si tu material no cumple con este “precepto” resultará poco eficaz al objetivo del tema y al público; en resumen, no se aprovechará la oportunidad para conectar a  las y los participantes del evento con el mensaje a través de tus habilidades. Tu material se volverá más un estorbo que un apoyo.

Como recomendación para expositores que van iniciando en este arte: vale la pena compartir con otras personas, de preferencia con experiencia frente a grupo, un borrador de tu presentación de forma preliminar a conformarla y utilizarla; con este sencillo paso, podemos asegurarnos de que tu presentación sea plenamente comprensible por quienes no la han preparado o quienes no conocen sobre el tema que abordarás de modo público.

 

La selección del programa/plataforma a utilizar

Hoy en día existen muchas opciones para presentar un mensaje desde la perspectiva audiovisual. Es importante determinar en qué tipo de plataforma construiremos el material multimedia a utilizar, sobre todo para considerar las implicaciones que deberemos observar al momento de reproducirlo en nuestra conferencia. 

La opción clásica para muchos expositores, sobre todo quienes no están muy avanzados en el conocimiento de las TICS, sigue siendo PowerPoint. Es justo reconocer que ha mejorado mucho este añejo programa; visualmente nos permite no solo una mejor programación de la secuencia y de la distribución de la información, sino que se tienen disponibles nuevas plantillas con interesante diseño y adecuadas formas llamativas de transición de diapositivas. No requiere mucho conocimiento técnico especializado su uso y, probablemente, sea un programa con el que los conferencistas nos hemos topado desde hace mucho tiempo.

En lo personal yo prefiero utilizar PREZI, un recurso de mucho impacto visual y que hace lucir la presentación y al expositor permitiendo los “enfoques” necesarios al tema. En muchas ocasiones, suelo colocar, dentro de la misma presentación, algunas láminas extras que puedo utilizar si es necesario precisar detalles respecto el tema con mis audiencias específicas (no todas son iguales en su reacción ante un tema, por lo que siempre acudo con algunos escenarios previos). Es justo reconocer que esta plataforma requiere una dedicación mayor de tiempo y conocimiento para obtener de ella el máximo partido posible. La ventaja es que hoy en día, hay una gran cantidad de tutoriales disponibles de manera gratuita, tanto del mismo sitio en línea, como de profesionales que nos apoyan a conocer cómo sacar el máximo beneficio de esta alternativa. Basta “googlear” “tutorial prezi” en el buscador y se obtendrán más de un millón de resultados.

No solo existen estas opciones, insisto que hay muchas otras. Podrá explorar el conferencista en desarrollo cuál plataforma le conviene más siempre recordando que sea útil al mensaje y a la audiencia y sobretodo, que debe ser de fácil uso y reproducción el día del evento

Independientemente de la plataforma es conveniente considerar lo siguiente:

1. ¿En qué tipo de sistema operativo se ha elaborado la presentación? Podrían decirme que vivimos en el siglo XXI y que hoy “todo es compatible”, a este argumento respondería con lo que me ha tocado vivir y observar. En ocasiones se elabora un material en PC, con determinado tipo de programas, y al llegar al lugar del evento cuentan los organizadores, por ejemplo, con una computadora Mac que no es compatible con la versión de PC respecto el software o programa empleado. Efectivamente, si lo has pensado conmigo estás en lo correcto estimado lector: ¡esto tendría que haberse considerado antes!

2. ¿Se requiere, por parte de la presentación a utilizar, que el equipo en el que se reproduzca cuente con Internet para el uso de material complementario (audio/vídeo)? Conozco muchos expositores que se confían en resolver todo algunos minutos antes de iniciar. Es un despliegue malsano de adrenalina, si me permiten la expresión. Y generalmente todo termina en una frase lapidaria “Traía listo un vídeo muy bueno, que no se pudo proyectar, pero te lo cuento para que lo entiendas…” (esto es un verdadero suicidio frente a grupo). Hay muchas cosas que puedes hacer para evitar este momento que puede provocar mucha pena ajena a tu auditorio, sin embargo todo atraviesa por la frase “adecuada preparación”.

Como recomendaciones concretas a partir de estas reflexiones: 

  • Elabora varias versiones de una misma presentación, para poder utilizar conforme se requiera. Si hablamos de PowerPoint, por lo menos contar con dos opciones de archivo, una en la versión más reciente del programa y otra en la versión 97-2003 (aunque puedas llegar a sacrificar diseño, hablaremos de eso más adelante). Si hablamos de PREZI, la versión “prezi descargable” (a modo flash), siempre deberá estar a tu alcance por si la computadora que utilizas no cuenta con conexión a internet. Recuerda que esta versión no corre adecuadamente en computadoras Mac habituales, por lo que si se ocupará uno de estos equipos lo conveniente es el uso de conexión de red para acceder a la presentación directamente en línea. Ten presente entonces que si falla la red, algo muy frecuente aún en México por ejemplo, fallará la presentación y habrá que remar a contracorriente.
  • Incluye dentro de la presentación los clips de audio y/o vídeo que debas utilizar. Y prueba que funcionen correctamente. Volveremos sobre esto más adelante.
  • Define un acceso permanente a tu presentación. Si utilizarás tu equipo personal para proyección contarás con los archivos originales; en caso contrario, y ante cualquier imprevisto, es muy prudente tener acceso a los archivos originales si algo se debe corregir. Explora los servicios de almacenamiento en la nube como posibilidad, pero procura traer siempre contigo tus archivos (inclusive es válida la opción de tenerlos disponibles en tu celular, en una tableta o en un práctico USB).
  • Ten siempre una versión en PDF de tu presentación. Puede ser de utilidad si todo lo demás falla (lógicamente de entrada, dependiendo de la conformación del archivo, no incluirá recursos adicionales como puede ser audio y/o vídeo); pero puedes considerarla como el salvavidas que impida te hundas. De forma adicional, si al terminar alguien te solicita la presentación, este tipo de archivo facilita la vida para compartir el material con quien lo solicite (claro está si es tu intención proporcionarlo).

 

Tanto la construcción del material como la plataforma a utilizar se relacionan de modo especial con el resto de las recomendaciones que comentaremos en la siguiente entrada. La próxima ocasión revisaremos detalles generales sobre el diseño, el uso de recursos adicionales (imagen, audio y/o vídeo) y sobre todo, dos puntos vitales para la eficacia que perseguimos: ¿quién manejará la presentación multimedia? y ¿cómo la manejará, en caso de ser una persona de apoyo, mientras se expone frente a público?

Cerraremos por último, las reflexiones sobre la elaboración y uso de materiales multimedia, con un listado de recomendaciones que me permito efectuar sobre programas, aplicaciones y recursos en línea a considerar por parte de los conferencistas en desarrollo.

¡Hasta la próxima!

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