Comunicación

Imprevistos Logísticos III

Continuamos con la revisión de las características generales a considerar para la elaboración de materiales multimedia buscando reducir los imprevistos logísticos que pueden afectar la presentación de un conferencista frente a grupo.

Los detalles mínimos de color, tipografía y uso de texto

Una vez que has construido el esquema y cuentas con todo lo necesario, en términos de uso de la plataforma seleccionada y/o del material complementario a la misma, es conveniente abordar el asunto del diseño de tu presentación. Hay quienes sin embargo, y en esto hay libertad, primero imaginan el diseño y a partir de ahí construyen el contenido de la presentación. Cualquiera que sea la ruta, puede llevarte a buen resultado siempre y cuando no se pierda la regla de oro ya comentada anteriormente.

Algunas recomendaciones generales:

  • Respecto el Color. Siempre será recomendable, si no eres un experto en el tema, que te apoyes en colores primarios y si es necesario en colores secundarios, desde la perspectiva de que el color se apreciará en términos de luz por la proyección de tu contenido. Por colores primarios hablamos de azul, rojo y verde. Y los colores secundarios se relacionan a la fusión de estos primeros tres colores dando como resultado: amarillo, magenta y cian.  Necesitas pensar efectivamente en un contraste que permita, de modo armónico, presentar el contenido y que este pueda ser observado a distancia por la audiencia de forma clara. La presencia de muchos colores, a menos que tenga un por qué, provocará más distracción que atención. El “blanco” y el “negro” te permitirán jugar con los contrastes necesarios. Evita texto en color sobre fondo parecido en tonalidad pues se perderá. Si colocarás texto por delante de una imagen, éste debe contrastar a la perfección y debe permitirse su lectura. Si no te sientes seguro sobre alguna consideración de colores, procura apoyarte de las plantillas sugeridas que te brindan las diversas plataformas para la construcción de contenidos de apoyo a tu presentación.

 

  • Respecto el tipo de letra a utilizar. Procura siempre una letra que sea legible tanto en forma como en color, cualquier cosa que a la distancia consideres que se verá confusa es muy probable que así lo sea, es decir: ¡si tú mismo dudas en utilizar una tipología poco legible haz caso a tu instinto! Las letras deben ayudar al mensaje, no obstaculizarlo. Hay cada vez más muchos diseños interesantes de letra que pueden generar un buen impacto sin sacrificar la comprensión con el auditorio. Puede funcionar tener algunas versiones diferentes para tus presentaciones en términos de tipografía para que, dentro del auditorio que utilizarás, pruebes cuál puede leerse mejor. Yo en lo general utilizo “Tahoma” o “Arial” cuando utilizo PowerPoint, o bien “Arsenal” o “Cabin” cuando construyo presentaciones en PREZI.

 

  • Respecto el uso de texto. Procura evitar las diapositivas o láminas retacadas de información, no más de 7 líneas de texto es lo recomendable. Elimina los conectores en los párrafos y construye solamente ideas fuerza. Puedes apoyarte en bullets, o crear diversos tamaños de letra para destacar lo importante dentro de alguna idea (siempre y cuando, como dijimos, sea legible a distancia) ¡Ayúdate! pues entre más texto coloques en el material más te verás tentado a leerlo y más reforzarás al auditorio que lo verdaderamente valioso de tu conferencia es la presentación y no tu persona. El material está para apoyarte, sino lo comprendes así se volverá un ancla pesadísima que impedirá que tus verdaderos talentos como expositor salgan a la superficie. Todos odiamos como audiencia una presentación cargada de información, una presentación eficaz tiene el texto necesario para la comprensión de la audiencia; recuerda que hoy vivimos en un lógica inmediata, mensajes cortos y sencillos producirán mejor impacto que tesis doctorales sintetizadas en 1,552 diapositivas para 10 minutos de intervención frente a grupo.

Uso de recursos de imagen, audio y/o vídeo

No solo la eficacia de una presentación se cumple con los puntos anteriores. Necesitas complementar tu información con postes señaladores en el camino para el recorrido que el auditorio que te acompaña emprende hacia el mensaje que has decidido compartir. Las imágenes, el uso de audio y/o vídeo son valiosos recursos complementarios que proporcionarán impacto a tu presentación. Evita imágenes pequeñas, nunca utilices audios que no se comprenden adecuadamente (que se escuchan mal o que están cortados por partes) y rehuye los vídeos largos y escasamente relacionados a tu tema. Puede que para ti tengan un sentido, ya que has revisado la información del tema y preparado la presentación, pero es posible que no “digan nada” a la audiencia.

Algunas recomendaciones:

  • Sobre las imágenes. Ten presente que éstas no se colocan en la presentación para “rellenar espacios en blanco” sino que son otro modo, muy poderoso, para impactar al auditorio. Busca imágenes nítidas, que no se deformen ni cambien al ser proyectadas; procura imágenes divertidas, evita las que son explícitas o de mal gusto. Aunque quieras “impactar” al auditorio hay métodos para hacerlo que por su rudeza (como provocar asco o repulsión en la audiencia) no te conducirán a ser un verdadero comunicador eficaz, a menos que verdaderamente tengas un objetivo y puedas “conducir” adecuadamente al grupo (créeme que para esto se requiere muchísima experiencia y habilidad). Es necesario, además, analizar con detenimiento las imágenes que utilizarás pues pueden estar sujetas a derecho de autor. Lo ideal sería contar con un propio stock de fotografías e imágenes a utilizar, y aunque esto supone un gasto inmediato (pues dichas imágenes tienen un costo) a la larga serán una buena inversión si harás del ser conferencista el centro de tu profesión. En caso contrario, si optas por la vía gratuita, procura revisar los portales de fotos y los tipos de licencia que manejan. Siempre, en los casos pagados o gratuitos, brinda crédito al autor de la imagen o de la fotografía. Este detalle hablará sin duda de tu profesionalismo pues en el primer caso, aunque has pagado por la foto, no las has tomado tú, y en el segundo, la buena imagen de alguien, que la ha compartido a modo de licencia gratuita, te permitirá impactar de buena manera a tu público. Ser agradecido, debe ser ley para el expositor. Esta es una buena forma demostrarlo ante tu audiencia.

 

  • Sobre el uso de audio únicamente. Conozco muchos expositores que gustan de incluir en sus intervenciones extractos de audio, a modo de clips de sonido o bien algunas partes específicas de canciones o piezas musicales. Si se hace del modo correcto tiene un gran impacto en el auditorio. Sin embargo, nuevamente, deberemos relacionar claramente el material sonoro a incluir siendo coherentes con nuestra ley de oro ya mencionada. Puede ser que sea la mejor canción del mundo en tu opinión, pero si no se puede descubrir, por parte del auditorio, la relación con el tema que se aborda en tu conferencia no abonará a tu presentación para hacerla algo verdaderamente eficaz. Se volverá un obstáculo si el auditorio no comprende el para qué de dicho audio. Si lo que incluirás es voz en OFF, puedes preparar tú mismo los clips con la información a compartir o bien buscar otras opciones que involucren algún tipo de pago; conocí alguna vez a un expositor que pagaba a locutores profesionales para tener excelentes voces que incluía dentro de sus presentaciones. Todo puede lograrse a partir de la creatividad del conferencista que tiene claro el objetivo de un recurso adicional como este. Hoy en día, además, puede constituir una verdadera novedad el uso de audio pues los vídeos se han convertido en la norma “común” de una presentación. En el caso de uso de canciones, lo recomendable es que sea en el idioma nativo de tu audiencia. La canciones subtituladas, aunque puede haber excepciones, no funcionarán de la misma manera. Si lo que deseas, en cambio, es que el auditorio reflexione con detenimiento la letra de la canción, más que la melodía, vale la pena proporcionar algún medio para seguir la letra mientras se escucha la canción. En el caso de piezas musicales puedes acomodarlas para promover, si te es funcional, la introspección del auditorio. Recuerda que la mayoría de las personas se sentirá conmovida por sonido armónico o suave y se afectará por la estridencia o ruidos excesivos, el uso del sonido entonces dependerá de lo que quieras lograr. 

 

  • Sobre el vídeo. Hay que tener cuidado pues pareciera que de los vídeos efectivos dependen los conferencistas de hoy. No conozco muchos expositores que no utilicen vídeos en sus presentaciones, en cambio un número cada vez más creciente abusa de este recurso adicional y emocionados porque consideran que lograrán más impacto con el auditorio, suelen añadir más de tres clips de vídeo en tiempos de exposición muy limitados que sobresaturan a la audiencia sin que necesariamente se logre el objetivo perseguido. El conferencista queda entonces reducido a un presentador de vídeo clips, como los que muchos tuvimos en contexto en nuestra época de adolescencia y juventud, y no transforma el mensaje y lo adapta claramente al tema que se aborda en la conferencia. Los vídeos cortos y que transmiten claramente el mensaje son los que necesitas incluir en tu presentación. Recuerda nuestra ley de oro, deben estar claramente relacionados al mensaje y en favor de la audiencia. Busca vídeos que tengan además buena resolución, trabajar con los formatos originales puede ser muy valioso en términos de la calidad de la proyección. Evita los vídeos que no se ven bien en la propia pantalla de tu equipo. Procura utilizar vídeos en el idioma nativo de la audiencia aunque, a diferencia del audio que comentábamos en el punto anterior, si encuentras un buen tamaño y color en subtítulos puedes hacer algunas pruebas para delimitar si será de utilidad a tu conferencia. Los recursos de tecnológicos hoy en día nos permiten no solamente convertirnos en consumidores de contenido presente en la red sino que, puedes dedicar un poco de tiempo a la creación de tus propios vídeos a utilizar dentro de tus presentaciones. Será también un detalle novedoso que te posicionará de mejor forma ante tu público. Revisa las opciones disponibles en línea de editores de vídeo y en las recomendaciones que vienen al final de este post.

¿Quién correrá la presentación? 

 Hemos comentado ya de forma previa los requisitos mínimos a considerar en la elaboración de tu material y vamos a dar por hecho que tú has puesto manos a la obra. Y puede que ya esté lista una gran presentación de tu parte, logrando un contenido dirigido a la audiencia que te acompañará en favor de tu mensaje y del objetivo a lograr. Has seleccionado alguna plataforma de trabajo para la elaboración del material. Has revisado y analizado los detalles del diseño y has logrado un buen impacto visual que seguramente logrará “seducir” a tu audiencia. Has incluido materiales de apoyo (audio, vídeo) de primer mundo ¡Tienes en verdad un gran producto! Pero nos queda un gran tema por abordar: ¿quién estará a cargo de reproducir la presentación cuando tú expongas? Como muchas cosas en la vida, las opciones pueden reducirse a dos posibilidades que ahora exploraremos:

Tú mismo operas la ejecución de tu presentación mientras expones

Esta es en lo personal la opción que más me gusta, pues yo mismo construyo mis materiales y sé como poder ir y venir de mi presentación sin mayor problema de acuerdo a las necesidades que detecto en la audiencia. En eventos “pequeños” esto es relativamente fácil de lograr y permite una mayor cercanía con la audiencia. En  eventos más grandes, con auditorios enormes, donde toda la proyección y sonido se encuentra en la parte posterior del lugar físico donde se reúne la audiencia es siempre más complicado pero no es imposible.

¿Qué podrías hacer? Dos opciones te presento. La primera sería de manera previa solicitar a los organizadores para que te apoyen disponiendo una computadora al frente que tú mismo puedas operar, si utilizarás sonido es necesario que también lo informes y lo solicites de forma previa. Con la computadora dispuesta, puedes recurrir a tu USB o la conexión en línea (como lo comentamos antes para reproducir tu presentación). En lo particular, prefiero siempre utilizar mi propio equipo de cómputo pues así, por un lado, tengo la seguridad de la herramienta que utilizo y además, no doy acceso a otra persona a mi equipo (nunca se sabe quién, bien a bien, accede a tu equipo y tu información personal está en riesgo). Si no existiera la opción, apóyate en el uso de algún dispositivo remoto que te permita mandar la señal de avance o retroceso al equipo de cómputo, localizado en la parte de atrás del auditorio, para reproducir la presentación (¡cuidado! construye claramente la programación de la misma y la indicación de cuándo y cómo, en las diapositivas consideradas, debe reproducirse el vídeo o el audio a emplear). Hay muchos señaladores en el mercado a costos relativamente sencillos. Inclusive hay aplicaciones con las cuales puedes convertir tu celular en el control remoto de tu presentación (esto requiere conexión en línea del celular y de la computadora a la red de datos). Y como norma constante: procura llegar por lo menos 30 minutos antes de tu presentación para probar, al derecho y al revés, estos detalles y asegurarnos que no falle dentro de la conferencia. Y si falla, recuerda que te han pedido a ti que impartas un tema, no a tu material multimedia (siempre el Plan “B” bajo la manga te permitirá salir adelante de esta situación).

Alguien más te apoya en la reproducción de tu presentación

Si alguien más correrá tu presentación una versión sencilla de utilizar será vital para no fallar, vale la pena sacrificar un poco de impacto pero aseguramos evitar los momentos incómodos de conferencistas y apoyos que se pierden en un mar de diapositivas y opciones dentro de la presentación. Si has preparado una presentación compleja, es poco probable que alguien que no la conoce te pueda apoyar al detalle de lo que requieres y has considerado de modo inicial. Si de antemano sabes de esta situación, pues así te lo pide quien te convoca a la conferencia, no pierdas el tiempo creando un producto muy elaborado pues no sabes quién te apoyará y cómo lo hará. En ocasiones, puede salvarse esta situación, si de forma previa y con considerable tiempo de anticipación (lo que no es sinónimo de 10 minutos antes) se ensaya con la persona encargada el flujo de la presentación y el orden en que se irá presentando la información; en dichas ocasiones lo recomendable es considerar una presentación de fácil secuencia en las diapositivas y en uso de recursos de audio. Lo que sí te sugiero evitar es la muletilla “siguiente” para indicar la transición a tus presentaciones. No hay nada peor que una conferencia donde el expositor se obliga, por el temor de que no corra su material como quiere, a decir “siguiente” cada dos minutos del tiempo asignado. Son sinónimos de “siguiente” las frases: “adelante”, “continuamos”, “avanzamos”. Conviene entonces como alternativa pactar una señal física con la persona que te apoya (como en el béisbol) para que la presentación fluya de forma más natural, y no sobra decir que debe ser una señal claramente identificable pactada de forma previa y en la que te asegures que el apoyo que tendrás la entienda claramente.

Es así como, después de revisar estas consideraciones, vamos terminando con el planteamiento de los detalles a observar en la elaboración y uso de tu material multimedia. Encontrarás en el siguiente vínculo, algunas recomendaciones de aplicaciones, sitios web y recursos en línea que pueden apoyarte a construir materiales de impacto para tu audiencia.

Descarga aquí el archivo: Kit de herramientas Material Multimedia

La próxima entrada la dedicaremos a analizar otros imprevistos de logística que dependen directamente del lugar en donde te presentarás a impartir tu tema.

¡Gracias y hasta la próxima!

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