Liderazgo

Conocer el tiempo

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Cortesía PixaBay.Com

Sabia Virtud. Decía Renato Leduc en su clásico poema. Administrarlo, diría yo, es el paso siguiente. Conocer y administrar el tiempo, el propio y el ajeno, es uno de los más grandes retos de los líderes transformadores del siglo XXI. Quien tiene una responsabilidad frente a un proyecto y/o una organización reconocerá junto conmigo que no hay recurso más difícil de controlar que el tiempo. Las materias primas tienen existencias o no las tienen en los inventarios; problema hasta cierto punto sencillo.

El tiempo representa un asunto eminentemente complejo. Cada vez son más las actividades, las tareas, y menos las manos de colaboradores calificados en la realización de empresas determinadas. Aprovechar del mejor modo este valiosísimo recurso, vital para cualquier proyecto, requiere eminente sabiduría y adecuada presteza.

Te presento algunas consideraciones que pueden ayudarte, como líder, a la administración de tu tiempo y del tiempo de tus colaboradores.

En la medida del desarrollo de mi actividad profesional a cargo de equipos de trabajo, me he percatado que si bien el tema del control y manejo del tiempo para todo líder es un tema “difícil” para no pocos colaboradores el tema del tiempo es ciertamente desafiante. Hay quienes piensan que el tiempo laboral es considerable amplio para una semana, y dilatan las actividades postergando muchas cosas importantes. Un cumplimiento exacto del anhelo del mañana: ¡ya habrá tiempo después!, y misteriosamente ese mañana no se materializa. Desafio perdido. Otros, por el contrario, consideran con temor el alud de pendientes frente a las escasas horas laborales de las que se dispone y experimentan el fracaso de no “avanzar” al ritmo que se quisiera. Desafio, también, poco productivo.

Si dejamos a nuestros colaboradores a la deriva estos dos extremos se afianzarán. El primer caso, el del colaborador que procrastina (que siempre aplaza) nos habla de un líder ausente que no supervisa ni está al pendiente de los ritmos de trabajo. El segundo caso, de quien no puede priorizar, nos hablaría de un líder que es incapaz de comunicar, con calidad, la prioridad de las actividades y los pendientes.

¿Cómo evitar los extremos descritos? Sugiero 5 pasos al respecto, y 5 acciones que puedes emprender para tener esta sabia virtud de la que me encuentro hablando:

1. Tomar conciencia efectiva del tiempo que se dispone. Tanto el líder, como el colaborador, deben tener claridad en el tiempo que las actividades laborales y organizativas exigen de forma habitual. Para ello algunas preguntas para la reflexión: ¿Cuántas horas dura la jornada diaria?, ¿De cuántas horas se dispone a la semana?,¿Cómo se utilizan regularmente dichas horas?, ¿Se tienen identificados los tiempos muertos de actividad (por ejemplo traslados en un viaje laboral)?, ¿Hay espacios destinados al descanso y alimentación dentro de la jornada?, ¿Se tiene considerado el tiempo que se invierte en actividades en conjunto (como una junta o reunuión, por ejemplo?

Acción concreta: Llevar un registro diario de actividades, durante un ciclo laboral determinado (una semana, dos semanas, o un mes completo). Esto permitirá tener un mapa de tiempo y de actividades. Esta acción puede aplicar para un miembro del equipo, para el líder o bien para todos los miembros de una organización.

2. Jeraquizar la prioridad de las actividades. Lo he comentado de forma previa en otros espacios. Dentro de mi experiencia me he encontrado que, para realizar un proyecto, se cruzan tres tipos de actividades respecto el tiempo: las necesarias, las importantes y las accidentales. Las primeras, implican todo aquello que no puede dejar de hacerse; sin ellas el proyecto está condenado al fracaso. Las segundas, describen aquellas cuestiones que añaden valor al proceso o al proyecto en sí mismo considerado. Las últimas, son aquellas cosas que si existen o no modifican de forma nula el resultado previsto. El problema de muchas organizaciones y empresas actuales es que concentran la atención en lo accidental y dejan en segundo y tercer lugar lo importante y lo necesario.

Acción concreta: Una reunión de equipo de trabajo donde, del proyecto en sí mismo considerado, todos puedan acordar respecto un conjunto de tareas cuál sería la catergoría en la que podría calificarse cada actividad. Después, en lo personal, respecto las funciones y actividades propias del puesto de cada colaborador podrá replicarse un ejercicio similar que se comparta con el líder para tener una visión más integral. En dicho espacio, el líder podrá apoyar en determinar alguna prioridad más clara en términos del proyecto completo de la organización.

3. Monitorear el tiempo. Una vez que el registro de actividades que se ha tenido ha brindado claridad es importante conocer no solo cómo se ha usado el tiempo sino cómo se utiliza y cómo se utilizará. Monitorear, sin un ánimo obsesivo permite acompañar los momentos de decisión y de aprovechamiento de cada uno de los minutos utilizados.

Acción concreta: Continuar con el registro de actividades y tiempos pero con un nuevo esquema. Cada día habrán de anotarse las actividades realizadas y dejar constancia de los pendientes a realizar para el día siguiente. El registro se amplifica a una bitácora de actividades y pendientes que permite a colaborador, y a su líder, monitorear los avances e identificar los atrasos para solucionarlos a la brevedad.

4. Compartir el tiempo. No solo el tiempo del líder y de un miembro del equipo ante un proyecto es importante. El tiempo de todos, que se conjunta en el tiempo del proyecto, puede estar a un nivel de conocimiento general por parte de cada uno de los integrantes. El tiempo del proyecto, implicará además del adecuado control personal, la administración de actividades y decisiones conjuntas.

SunRise Calendar
SunRise Calendar

Acción concreta: Conformar un calendario compartido de actividades aprovechando las aportaciones de la tecnología actual, en la generalidad todos sabrán cómo y por qué se aprovecha el tiempo de tal o cual manera. En lo personal me permito sugerir la aplicación SunRise Calendar como un gestor de actividades en conjunto. Puede generarse un calendario por proyecto, o bien un calendario por puesto específico. Aquí un sitio que presenta un tutorial de uso.

5. Respetar el tiempo. Considerando que el tiempo es un recurso limitado, que debe administrarse de forma adecuada tanto por el líder de un proyecto como por sus colaboradores, deberán tomarse acuerdos que permitan que éste maximice su potencial. Por ejemplo, aceptar y señirse a los horarios acordados para reuniones o juntas. Reconocer que el tiempo de los colaboradores, en momentos específicos, como el descanso o la comida, no deben ser aprovechados siempre y en todas las ocasiones para resolver pendientes laborales. Si bien este es un mundo que exige cada vez más tiempo, es necesario que los líderes sean los primeros en defender a capa y espada el tiempo personal y familiar de los colaboradores. Tener arduas jornadas laborales no significa mayor productividad; las horas extras, si ya se han hecho permanentes, son un síntoma de gravedad. Nos hemos enfermado de tiempo y esto tendrá sus implicaciones concretas, entre otras, el desgaste laboral.

Acción concreta: Elaborar en conjunto un reglamento de tiempo laboral para las actividades conjuntas, partiendo desde luego del compromiso en tiempo que los colaboradores deben cumplir en términos laborales y de la flexiblidad que en ocasiones, un proyecto implicará. Este reglamento deberá ser conocido por todos y ajustado de forma recurrente para el éxito de la empresa.

Esperando que estas opciones sean de utilidad para ti,

¡Hasta la próxima! 

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