Guía
Comunicación

Memorias de un organizador de eventos

Llevo prácticamente más de 20 años planificando y realizando actividades que tienen que ver con capacitación, formación, enseñanza y trabajo con grupos de personas que desean relacionarse con información que les sea útil y les permita encontrar nuevos “puntos de impulso” para lo que creen, para lo que saben o para lo que podrían hacer. Empecé muy chico y he ido especializandome cada vez más. La planeación y organización tienen mucho de artesanía, de cuidado y de pericia en la ejecución. Hoy te comparto, a modo de prácticas “memorias”, los elementos que no pueden faltarte en la organización de eventos cuyo sello distintivo es la capacitación o formación de personas. 

Habilidad requerida previamente: “Tolerancia a la frustración”

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Cortesía PixaBay.Com

Antes que otra cosa: ¿Eres incapaz de manejar el estrés y canalizarlo como energía positiva frente a las urgencias? ¿Te molesta que las cosas no salgan al 100% conforme las has planeado? ¿Te alteras por que surgen imprevistos al momento de ejecutar algún proyecto? 

Si has respondido que sí a alguna de las tres preguntas, te lo digo fácil y rápido: ¡dedícate a otra cosa! Al trabajar en la planeación de actividades de capacitación y formación es importante saber que trabajamos de fondo con personas, y que las personas representan variables no determinables con exactitud científica. Al programar actividades, es importante tener apertura a que las cosas no siempre van a ser exactamente como han sido previstas y que, dentro del movimiento de tiempos, actividades y colaboradores, no hay que perder de vista el objetivo aunque el camino impliqué decisiones y modificaciones sobre la marcha.

Si consideras que cuentas con un buen manejo de la frustración y con recursos suficientes para manejar la presión, el trabajar contra corriente y contra inconvenientes, entonces tienes, sin duda, “materia prima de organizador”.

No me refiero con esto a validar la “improvisación” constante y recurrente, sino a que una adecuada planeación y organización de actividades implicará siempre la flexibilidad de “sacar las cosas adelante” aunque ello implique asumir cambios, modificaciones, ajustes. Decisiones, decisiones, decisiones en diversos escenarios, frentes, posibilidades y alternativas.

En mi experiencia personal te comparto que empecé con un apego obsesivo a los planes y los cronogramas, medía los tiempos, buscaba la exactitud. Nunca nada me satisfacía. Quería asumir el control de todo y de todos, confiaba en mi capacidad y me fíaba más de mi mismo que del compromiso de otras personas participantes en la organización. “Ellos no podían, yo sí”. ¿Puedes imaginar el mensaje que comunicaba a otros? #Epicfail.

La vida se encargó de enseñarme que la disciplina no está peleada con la eficacia y con la oportunidad de mejora en cada paso a realizar.

Hoy en día, aunque sigo buscando planificar adecuadamente, previniendo deficiencias, trato de abrirme más a la experiencia del saber hacer y del hacer sabiendo. Ha sido, por lo menos para mí, mucho más provechoso. Cada cosa a su ritmo y en su momento; confiando mucho más en quienes me acompañan en el proceso y sabiendo que no todo depende de mí y de mi capacidad. Organizar eventos es sumar voluntades. Si no partimos de esa verdad, estaremos limitados. 

5 sencillos pasos para planificar en grande:

 1. Clarifica el objetivo del evento en general y de las actividades sustantivas que permiten cumplir la razón del por qué este evento es necesario e importante en su realización para las personas y/o para las organizaciones.

2. Determina las funciones y actividades de los colaboradores que trabajarán en la realización del evento. Tareas bien distribuidas, tiempos determinados y conocimiento entre el equipo de los pasos a seguir, no solo disminuye problemas sino potencia posibilidades.

3. Establece sin ambigüedad, en un listado, todos los materiales y apoyos que se requieren para la realización del evento. Desde un clip hasta el tema de reproducción de audio y sonido, pasando por la logística propia del salón o espacio que utilizarás.

4. Transforma la información de objetivos, colaboradores y materiales en un resumen práctico y específico que se convierta en una hoja de ruta para la implementación. Concentra lo necesario en un punto de encuentro para el equipo (detalles técnicos) y para los participantes (orden del día/agenda de actividades).

5. Considera que, durante la implementación, la retroalimentación es CRUCIAL. Procura establecer, dentro del propio evento, momentos para “tocar el pulso” a lo que se hace y a quienes lo hacen. Juntas rápidas y ejecutivas, en eventos largos, suelen ser provechosas. En eventos más cortos en término de tiempo, nunca cierres sin hacer este análisis sobre lo emprendido.

Recurso a tu disposición

Para apoyar estos, puntos y para que puedas aprovechar estas recomendaciones al máximo te comparto mi guía de preparación de eventos en #Evernote. Incluye un práctico ejemplo.

Algunas recomendaciones finales:

Estrategia
Cortesía PixaBay. Com / Planificar eventos incluye una estrategia y estilo propio
  • La planificación de los eventos no solo debe incluir lo que queremos que pase, sino que nos preparemos para lo que podría pasar. Preparar es también prevenir. 
  • Revisa y corrige tu propio resumen del evento en términos logísticos. La guía proporcionada, es una simple herramienta que puedes complementar conforme requieras.
  • Incluye en tu planeación momentos, dentro del horario de actividades, que puedan servirte como “ajustes de tiempo” o “colchón” por si existen imprevistos. Intercala recesos breves, cambio de posición, etc.
  • Para las actividades sustantivas, para eso que no puede fallar por nada del mundo, prepara siempre un plan B.
  • La estrategia, así como la ejecución y la implementación, debe no solo analizar todas las posibilidades sino las repercusiones de cada paso emprendido. “No des paso sin huarache” como decimos en México, cada cosa que hagas no solo debe estar medida sino relacionada a los objetivos específicos a lograr. Si tienes actividades sin un contexto específico dentro de lo que se busca y pretende con el evento, es el momento de reducir las actividades o de eliminar aquello que no es eminentemente necesario.

Espero estas ideas y el material te sean de utilidad.

¡Hasta la próxima! 

2 thoughts on “Memorias de un organizador de eventos”

  1. Este excelente artículo me ha puesto a reflexionar en que la “tolerancia a la frustración” es una habilidad no solo necesaria para organizar eventos complejos con éxito, si no también, esencial para la vida. Muchas veces el perfeccionismo nos paraliza… olvidamos que las cosas se pueden ir mejorando por pasos, la suma de estos pasos se convierte en un proceso mejora continua. Muchos eventos que vemos organizados de manera impecable, son el resultado de muchas iteraciones, aprendizajes y por supuesto, “tolerancia a la frustración”. Gracias por compartirlo !