Delegar
Liderazgo

Aprende a delegar en 5 pasos

Una de las preguntas más frecuentes que suelen hacerme, en parte por mi experiencia de trabajo, como también por los cursos y conferencias que brindo de organización y comunicación en diversas empresas y asociaciones, es: ¿cómo poder delegar tareas y responsabilidades de forma efectiva sin que los proyectos y los contextos profesionales corran riesgo? La respuesta que suelo brindar parece una bagatela, pero me parece importante:

“No puede delegarse sin riesgo, siempre habrá un universo de temas, asuntos, actividades y tareas que pueden no salir como esperamos; el riesgo es una variable que puede controlarse adecuadamente, sí y solo si se le tiene presente. La mejor forma de delegar atraviesa por reconocer el riesgo y aprender a disminuirlo, hasta nulificarlo si es posible”.

Delegar
Imagen obtenida de: http://lisandrocaravaca.es/wp-content/uploads/2015/06/Recoge-el-testigo.jpg

El liderazgo no es el resultado de la presunción de considerar que uno puede hacerlo todo; lograr el trabajo en equipo, responsabilidad primordial de un líder, no puede concretarse sin hacer efectiva la distribución de tareas, actividades y responsabilidades. Para poder avanzar debemos ser conscientes del riesgo y actuar en consecuencia de forma previa. Como todo en la vida, delegar requiere planificación y reflexión; no pueden esperarse buenos resultados si dejamos algo tan importante al terreno de la improvisación.

Los beneficios, esto es muy importante, de un adecuado proceso para delegar responsabilidades dentro de un proyecto / organización / equipo pueden representar mucho más para la productividad que los riesgos inherentes a esta situación. Si delegas adecuadamente, controlando riesgos, no solo disminuyes errores sino que puedes elevar la eficacia y la eficiencia de un equipo a sus más grandes posibilidades, esto es: 

  • Aumento en la productividad y en la optimización de recursos,
  • Logro de objetivos personales y de grupo,
  • Mejora en el grado de confianza y la profundidad de la comunicación interpersonal,
  • Desarrollo de nuevas competencias y habilidades, resultando en un equipo mucho más capaz en su nuevo estado que en el anterior,
  • Potencializa la motivación del equipo al brindar un sentimiento de logro del desafío propuesto,  entre otros.

Con la finalidad de ayudarte si no encuentras una ruta segura para delegar, te presento 5 pasos importantes para lograr asignar sin desentenderte los proyectos y objetivos que son para ti prioritarios. Delega, controlando riesgos, a través de los siguientes pasos: 

  1. Analiza cuál es el objetivo del hecho mismo de delegar, ¿qué buscas con ello?,

  2. Aterriza: ¿qué sí se delega? ¿qué no se delega? dentro del proceso bajo tu control,

  3. Decide quienes serán las personas que recibirán las responsabilidades/funciones previstas; evalúa de acuerdo a su contexto y participación dentro del grupo,

  4. Conforma un plan de comunicación para la delegación de las actividades y dalo a conocer adecuadamente con todos los involucrados,

  5. Documenta los beneficios del proceso; evalúa y ajusta de nueva cuenta si es necesario sobre la marcha y haz partícipes a todos de los avances alcanzados.

Te comparto de cada punto, algunas preguntas que pueden ayudarte en este “difícil” pero necesario arte del delegar responsabilidades, tareas y funciones; al finalizar, podrás ver una práctica herramienta para dar forma a tus ideas.

Analiza

  • ¿Piensas que delegar es hacer las cosas por otros o brindar el contexto y las herramientas para que los otros puedan dar seguimiento a las prioridades del proyecto / organización / equipo?
  • ¿Qué vas a lograr en tu propia productividad al delegar?
  • ¿Cuáles serán los beneficios, en términos de desarrollo personal y profesional, para tu equipo si delegas y apoyas su propio desempeño?
  • ¿Qué surgirá al reconocer los talentos y las capacidades de tu equipo al momento de delegar?
  • ¿Para qué razón concreta vas a delegar la responsabilidad y la autoridad en un proyecto?

Aterriza

  • En la nueva organización interna del proyecto/ organización / equipo, ¿qué debes hacer tú?, ¿qué deberán hacer ellos?
  • ¿En qué partes del proyecto se requerirá la participación tanto tuya como del equipo?
  • ¿Qué tareas inmediatas, con efecto a corto plazo, podrías delegar a partir de hoy mismo?
  • ¿Qué tareas mediatas, con efecto a mediano/largo plazo, podrías delegar en las próximas semanas?
  • ¿Cuáles serán las tareas concretas que se van a delegar en lo administrativo / presupuestal?
  • ¿Cuáles serán las tareas concretas que se delegarán en la planificación y desarrollo del proyecto / organización / equipo?
  • ¿Cuáles serán las tareas concretas que se delegarán en la operación / ejecución de los objetivos a lograr?
  • ¿Qué esperará tu equipo al saber que delegarás en términos de controles/autorizaciones/revisiones?

Decide

  • ¿Qué autoridad/responsabilidad asignarás a cada persona de tu equipo? ¿Qué autoridad/responsabilidad asignarás a cada equipo dentro de tu injerencia y dirección?
  • ¿Cuáles podrían ser nuevos retos a lograr, dentro de los objetivos a alcanzar? ¿Hay tareas, actividades, responsabilidades y funciones que el propio equipo, en su organización interna, podrían asignarse por su cuenta?
  • ¿Qué tipo de información concreta del proyecto revisarás con cada persona de forma frecuente?
  • ¿Cómo influyen la experiencia, la formación, los conocimientos, las habilidades y las aptitudes interpersonales en las funciones que delegarás?

Conforma plan de comunicación

  • ¿Cómo darás a conocer a las personas “seleccionadas” para delegar la estrategia que se perseguirá con este replanteamiento de funciones y responsabilidades?
  • ¿Cómo darás a conocer al resto del equipo la estrategia? ¿Cómo podrías hacer partícipes a todos de las directrices, objetivos, contexto y antecedentes, personas y/o áreas involucradas, fechas de revisión y entrega final de resultados ?
  • ¿Cuáles serán los estándares de calidad que solicitarás? ¿Cómo “operará” el grado de responsabilidad que existirá? y, ¿cómo se medirán los resultados?
  • ¿Qué alternativas de decisión tendrán los involucrados ante la imposibilidad de consultarte alguna decisión sensible?
  • ¿Qué elementos, herramientas y apoyos, deberás entregarle al equipo para que pueda funcionar en los nuevos términos que has propuesto?
  • ¿Cómo se manejarán los errores, equivocaciones, dentro del proceso si se presentan?
  • ¿Es necesario presentar y detallar con ellos, dependiendo de la madurez del equipo dentro de la organización, los mecanismos de seguimiento que implementarás?

Documenta los beneficios

  • ¿Cómo registrarás los avances y darás a conocer al equipo la satisfacción que tienes de su desempeño?
  • ¿Cómo podremos socializar los beneficios que se han tenido durante el avance del proyecto?
  • ¿Cómo podrías recabar y sistematizar la experiencia de cada uno de los colaboradores para efectuar los ajustes pertinentes dentro del proceso esperado?
  • ¿De qué manera todos los que participen estarán conscientes de la importancia de su papel dentro del logro de los objetivos?
  • ¿Cómo podemos crear ciclos de aprendizaje de esta experiencia que sean de utilidad a nuevos retos o iniciativas?

Por último, te dejo una herramienta sencilla para que puedas redactar en un solo lienzo la generalidad de lo que representará emprender estos 5 pasos. Puedes ver aquí la imagen o bien, descargar en formato PDF. ¡Espero te sea de utilidad!

formato de trabajo
Aterriza tus ideas; #managment

Da clic aquí y consigue la herramienta

Delega controlando riesgos

Nota: He pensado en esta entrada como una manera de compartir contigo “secretos de productividad” que puedan ayudarte en el día a día. Y si me lo permites, y me acompañas con tu presencia, habré de conformar una serie semanal durante el próximo mes de abril, cada lunes tendrás un “secreto más” al que le puedas sacar provecho con alguna herramienta práctica de fácil aplicación.

¡Hasta la próxima!