Imagen junta de trabajo
Liderazgo

¿Cómo ser el “maestro” de las juntas de trabajo?

Reunión productiva
Trabaja sobre un agenda determinada; da seguimiento a puntos concretos. Establece fechas y responsabilidades en el monitoreo.

Segunda semana para el serial “secretos de productividad”. Hoy vengo con una sencilla recomendación, ante un tema complejo, esperando que sea de utilidad para ti. ¡Espero lo disfrutes y aproveches!

El mundo laboral de hoy padece una enfermedad crónico degenerativa: ¡la juntitis! Si no me crees, te invito a que registres el tiempo invertido en esta semana (estamos casi al inicio de la isma, así que hay tiempo) en reuniones de trabajo; la realidad es que muchas horas de las que se invierten en dicha actividad  te pueden parecer innecesarias, pero tu presencia se “exige”. La realidad es que, a pesar de la sistematización de organizaciones y empresas en esta #eradigital, el encuentro entre personas, y un verdadero encuentro productivo, se busca y se trata de lograr a partir de reuniones que pueden tener muchas finalidades: “destrabar” un proyecto, reconducir los esfuerzos, evaluar los avances, inaugurar una acción determinada con el equipo a tu cargo, acompañar la implementación operativa de actividades cruciales, revisión y aprobación de presupuestos o bien toma de decisiones específicas, y muchas otras razones que pueden ser, si me lo preguntas, completamente válidas.

La junta no es regularmente el problema de fondo; la escasa preparación, la inadecuada coordinación y la nula continuidad de la misma pueden servir para explicarnos el por qué nos parecen actividades engorrosas y sin sentido.

Con la idea de que si, organizas, diriges o participas en alguna reunión, te comparto algunas recomendaciones para que te conviertas en el “maestro” de las juntas de trabajo a partir de la metodología “antes, durante y después”. Al finalizar el post, tendrás una serie de preguntas de reflexión para conocer si una reunión es o no es necesaria.

Imagen junta de trabajo
Cortesía PixaBay.Com

Antes

Si eres el organizador:

  • Reflexiona si la junta es realmente urgente; considera que pueden existir otros medios de seguimiento disponibles. Algunas preguntas que pueden ayudarte a dilucidar la importancia las encontrarás al final del post.
  • Considera los tiempos, una reunión puede ser muy efectiva en una hora si se atienen los participantes al objetivo
  • Genera la agenda y objetivos de la reunión (lo que esperamos lograr con ella); dentro de la agenda, deberás destacar la serie de puntos o ideas cruciales que deben abordarse. Remite a los participantes por lo menos con un par de días de anticipación
  • Recaba la impresión previa de los participantes, no solo su confirmación. Deja abierta la posibilidad a que puedan proponer puntos complementarios a lo expuesto y así poder enriquecer el momento del encuentro personal. Es un margen de flexibilidad, pero no es necesariamente dar gusto a todos. Recuerda: ¡quien convoca una reunión la preside y organiza la agenda).
  • Si se requiere, distribuye responsabilidades en la presentación de la reunión, aunque tú fungirás como moderador de la misma. Si los participantes en la reunión forman parte del equipo a tu cargo, verifica con ellos que habrán de presentar (puede ser la oportunidad de prevenir imprevistos).
  • Genera y actualiza un check list de necesidades logísticas para la reunión (proyección, audio, servicio de café, disposición del mobiliario, información impresa o electrónica para los participantes, etc).

Si eres el participante:

  • Analiza si tu presencia y aportación es realmente necesaria; si no lo es, avisa al organizador y explica tus motivos y percepción respecto la situación.
  • Si sí se requiere tu presencia, confirma tu asistencia respondiendo a la convocatoria con oportunidad y suficiente antelación (la mayor que te sea posible)
  • Si te tocará preparar algo para la reunión, o si se espera información de tu parte, prepara con anticipación lo que compartirás; mide tus tiempos, y solicita retroalimentación a alguien de tu confianza.

Durante

Si eres el organizador:

  • Llega por lo menos 15 minutos antes de la hora de inicio de la reunión y verifica sobre tu check list previo; si algo falta, tendrás cierto margen de acción a tu favor.
  • Inicia con una presentación breve de tu persona y de los asistentes (es común que no todas las personas se conozcan; si ya existe familiaridad puedes omitir este punto e intercambiarlo con una sencilla bienvenida).
  • Presenta el objetivo y los puntos abordados (si alguien añadió algo en el “antes” puedes aquí actualizar a los asistentes); genera acuerdos de trabajo (en tu calidad de moderador y responsable en la agenda).
  • Enfócate en el contenido de la reunión; evita realizar trabajo ajeno a la misma (pon en silencio tu celular, no tengas a mano abierto correo electrónico, no te distraigas; recuerda que al coordinar la reunión estás en la mira de todos los participantes).
  • Prioriza los hechos, las acciones a realizar, respecto las opiniones de los participantes; registra, o busca que alguien que te apoye a hacerlo, cada uno de los acuerdos tomados priorizando las acciones, tareas o actividades a realizar.
  • Da seguimiento a la agenda, y trata de maximizar el tiempo tuyo y de los participantes; si la reunión se ha extendido, conviene cumplir el tiempo y antes de despedirse acordar una nueva cita de seguimiento a los temas pendientes. Consensa con el grupo de asistentes la fecha viable en la agenda de la mayoría.
  • Termina siempre con un agradecimiento y un  breve resumen de la reunión, así como una recopilación de los acuerdos efectuados. Compromete la fecha de envío de la minuta y/o material complementario.

Si eres el participante:

  • Procura llegar a la hora en que se te ha citado; ni antes ni después. Sé puntual.
  • Concentra tu atención en la reunión. Evita aprovechar este tiempo para dar seguimiento a pendientes o resolver asuntos ajenos a la reunión. Muestra tu presencia como compromiso, enfoca tu atención para “estar ahí con plenitud”. Evita la distracción del celular.
  • Participa cuando sea tu turno o cuando, después de solicitarla, se te brinde la palabra. Evita decir lo que alguien ya ha mencionado; expresa lo que consideres importante siempre y cuando esté relacionado al tema y no haya sido previamente abordado por alguno de los participantes o por el convocante.
  • Si por algo has llegado tarde, no interrumpas ni comentes “a lo mejor ya lo abordaron, pero…”; espera el momento del cierre de la junta para plantear tus dudas y/o preguntas si las hubiera.

Para ambos: 

  • Sé abierto, no defensivo. Estás ahí para solucionar/enfrentar un reto, no para criticar procedimientos o procesos (eso obedece a otro tiempo y lugar; a menos que ese sea el objetivo de la reunión).
  • Comprométete con lo que se acuerde o decida en la reunión.
  • Evita salir antes de que la reunión concluya; programa tus tiempos y si tienes una reunión procura dejar un margen de 30 minutos/ 45 minutos para programar tu siguiente actividad del día.

Después

Si eres el organizador: 

  • Envía agradecimiento por la participación; remite la minuta y/o material complementario al que te comprometiste.
  • Cumple la parte de los acuerdos que te corresponde; establece un mecanismo de control para dar seguimiento a los procesos y acciones a seguir.
  • Registra los avances de la minuta remitida; evalúa la eficacia de la reunión de acuerdo al número de metas/actividades/decisiones que pueden realizarse a partir de ella (la junta como materia prima de las actividades).

Si eres el participante: 

  • Espera la remisión de la minuta / material complementario y confirma la recepción. Si tienes dudas, o algo no se refleja adecuadamente según tu percepción, conviene contactar al organizador para resolver la inquietud y prevenir desaciertos respecto lo que de ti se espera.
  • Cumple la parte de los acuerdos que te corresponden; da aviso al responsable de la reunión cada que se logre alguno de los puntos señalados.

Este modo de proceder, con el antes, durante o después, puede adaptarse perfectamente a reuniones virtuales (ya sea llamadas de audio o vídeo). Hoy en día puedes elevar la productividad sin necesidad de presencia física.

 

Preguntas de reflexión para determinar la urgencia de una reunión/junta de trabajo

  • ¿Qué pasa (escenario negativo) si NO se puede realizar la reunión en el corto plazo? ¿Hay consecuencias porque la reunión no se pueda celebrar? ¿De qué tipo pueden ser esas consecuencias: financieras, operativas, administrativas, contables, etc?
  • ¿Qué pasa (escenario positivo) si la reunión se realiza? ¿Cómo beneficiará a la organización/participantes la celebración de esta reunión? ¿Cómo se notará la diferencia en el día a día a partir de la reunión? ¿Qué cosas buenas pueden ocurrir si la reunión es un éxito?
  • ¿El tema a abordar y los puntos claves del mismo exigen la presencia física de los participantes en el mismo momento? ¿Habría otra forma de tratar los puntos claves que se requieren abordar que no sea la reunión tradicional? ¿Es posible plantear una llamada compartida o bien aprovechar la tecnología de vídeo llamada en lugar del desplazamiento físico?
  • ¿Cuáles serán los antecedentes que los participantes deberán conocer como parte de la convocatoria a la reunión? ¿Cómo lograré su participación si decido efectuar la reunión?

Si estás en el mundo educativo, y coordinas juntas con papás, tengo disponibles estas recomendaciones que pueden ser complementarias a lo aquí expuesto. ¡Conoce el detalle! 

¡Espero que esta información te sea útil; nos vemos la próxima semana para tocar el tema de la #negociación, una realidad sumamente relevante y un guardado secreto de productividad! 

¡Hasta la próxima!