time management
Liderazgo

¿Cómo usar el tiempo para que corra a tu favor?

Manejo del tiempo
Cortesía PixaBay.Com
“[…] pero no nos toca a nosotros decidir
qué tiempo vivir,
sólo podemos elegir qué hacer
con el tiempo que se nos ha dado”.
Gandalf, El Señor de los Anillos

¡Ya es lunes! ¡Nuevo inicio de semana! ¡Nuevo reinicio de actividad laboral/escolar para muchas personas en nuestro país! Y la verdad es que no se me ocurre un tiempo más propicio que este para entregarte un nuevo secreto de productividad. Te presento tres aspectos sencillos que pueden venir en tu auxilio si experimentas, de forma recurrente, que “tu tiempo no alcanza” y que “desearías <agregarle> horas al día para entonces sí ser más efectivo”. Si te encuentras retratado en estas expresiones, creo que sí conviene que revises lo siguiente. Espero encuentres aquí algunas ideas que te permitan usar de forma óptima el principal recurso en el que se refleja tu vida: ¡tu tiempo! 

A lo largo de mi experiencia laboral, y también en este momento presente de mi trayectoria, el uso y manejo del tiempo ha sido para mí una clave para poder afianzarme en mi actividad profesional y lograr metas concretas. No lo he logrado a la primera; no puedo decirte que he conquistado este desafío al 100%, sin embargo: ¡estoy en la lucha y he logrado dar dado pasos importantes! Tengo la certeza de que puedo ayudarte desde mi experiencia. Lo que aquí verás, es lo que he aprendido en diversas derrotas personales. Te cuento un poco.

Soy casado. Padre de tres hijos. Coordino dos ambiciosos proyectos laborales que demandan atención y seguimiento constante; atiendo y coordino para ello a dos equipos diversos de trabajo ¡en tres sedes diversas! Tengo mi propio proyecto personal (mismo que conoces por este sitio web). Mis jornadas habituales son en ocasiones días de malabares y situaciones imprevistas y me he visto en la necesidad, para no perder la cordura, de empezar a poner al tiempo de mi lado.

Esto ha podido ser posible en cuanto he comprendido que no tengo realmente poder para administrar el tiempo (no decido sobre él), solo puedo manejar el uso que le doy a los momentos que he recibido y que recibo en el día a día (solo puedo manejar lo que yo soy, quiero ser y debo ser ante el tiempo que tengo disponible).

El tiempo refleja nuestra vida, con él podemos medirla; a través del tiempo también le damos significado a lo que somos. No solo es destinar tiempo para realizar actividades y ser más efectivo; decidir el uso del tiempo es saber brindar una respuesta concreta a la pregunta por nuestra existencia. Podríamos decir “donde pones el tiempo, pones el corazón” y no estaríamos en modo alguno equivocados. “Nadie ama más que aquél que da la vida por los suyos”, y la única forma que tenemos de “dar vida”, nosotros que no la creamos, es dedicar tiempo a las personas que amamos y a los proyectos que nos interesan. Si algo nos es relevante, si algo es importante realmente, es cuando logra tener un espacio definido en “nuestra agenda”. Lo que te importa entonces es lo que haces y a lo que le dedicas el tiempo. Habiendo dicho que la motivación de usar mejor nuestro tiempo no solo responde al objetivo de “optmizar”, sino de abordar de manera integral la persona que somos ante el tiempo, vamos pues a entrar en materia.

¿Qué podemos entender por uso del tiempo?

Una habilidad superior que nos permite alcanzar un empleo racional, y racionado, del tiempo que tenemos disponible en nuestro día a día. Si usamos adecuadamente nuestro tiempo podremos ser más eficientes, concentrar nuestra atención y lograr resultados concretos en beneficio nuestro, en utilidad de las metas/proyectos/organizaciones con los que colaboramos y en la mejora de la calidad interpersonal en las relaciones que son significativas para nosotros (familia, amigos, etc). 

Tres acciones concretas te propongo hoy:

1.- ¡Toma una radiografía a tu agenda!

  • Si no lo haces ya, empieza hoy mismo a llevar un registro de tus actividades diarias; si ya lo tienes, revisa las actividades de la última semana: ¿a qué, o a quiénes, has dedicado más tiempo?
    • Conviene observarse a uno mismo por unos días; al finalizar la jornada, puede ser de utilidad enlistar las actividades del día, y buscar clasificarlas.
    • Para clasificar, distingue en tu agenda actividades laborales, profesionales, personales y familiares. Señala cuáles de ellas podrían considerarse importantes y urgentes, cuáles serían relevantes y cuáles no, cuáles serían ocasionales y cuáles serían rutinarias.
  • En una escala del 0 al 10, donde 0 es no lograr nada de lo propuesto, y 10 es alcanzar todo lo propuesto para una jornada, ¿cómo valoras el cumplimiento de tus metas y actividades cotidianas? Desde tu registro, valora cada uno de los últimos siete días habituales. Este será un punto de partida que, si te decides a usar mejor el tiempo, te servirá para comparar si has ganado efectividad en lo cotidiano.
  • Considera las siguientes preguntas como puntos de reflexión en esta primera acción a seguir:
    • ¿Es fácil para ti distinguir lo urgente y lo importante dentro de tus actividades?
    • ¿Utilizas actualmente algún método o “receta” para optimizar el tiempo?
      • ¿Cuáles son las ventajas que has tenido?
      • ¿Cuáles son las oportunidades que aún detectas como áreas a trabajar?
    • ¿Utilizas agenda impresa o calendario electrónico de forma recurrente?
    • ¿Tú mismo decides sobre tu agenda o tienes alguien que te ayuda a decidiro que te “impone” actividades a realizar? 
    • ¿Cuánto tiempo dedicas a la tecnología y los dispositivos de comunicación? ¿Cuánto tiempo estás frente a un equipo de cómputo o activamente trabajando en el celular? Te recomiendo te apoyes en esta App para ganar claridad en esta parte,  https://www.rescuetime.com/
    • ¿Qué aplicaciones utilizas para controlar tareas y actividades? ¿Qué tan a gusto te sientes con dichos recursos?

2.- Identifica y elimina las “fugas” de tiempo en el día a día

  • Un gran error cotidiano es “saturar” nuestra agenda; llenar el día de actividades, reduciendo el tiempo para cada una de ellas al máximo; queremos incorporar eventos con calzador en el día a día y al cierre de la jornada nos sentimos realmente frustrados y sin posibilidad de acción. No más de 4 actividades sustantivas por parte de la jornada podría recomendarte para el planteamiento de la semana.
  • Destina tiempos concretos y realistas, de forma previa; cada jornada, antes de terminar actividades, concreta tus prioridades para el día siguiente de tal forma que al iniciar el mismo ya tengas una ruta considerada de acción. No planear el día siguiente es una de las principales “fugas” de tiempo.
  • Realiza llamadas importantes por la mañana; programa reuniones no más allá de las 12 del día en la medida de tus posibilidades. Si participarás en una reunión, o la diriges, conviene que revises el secreto anterior de productividad para ser más efectivo y aprovechar tu tiempo y el de los demás.
  • Destina tiempos para revisión y respuesta de correos electrónicos. Conviene una revisión rápida por la mañana, al iniciar actividades, para reordenar, en caso de urgencias o imprevistos, los pendientes. De igual forma, una revisión “antes de cerrar”, para ver si es necesario reajustar tu listado para el día siguiente. No contestes correos importantes sin tener destinado un tiempo concreto para ello. Responder a la carrera, aunque pueda dar la “finta” de eficiencia, elevará tu margen de error. ¡Resiste la tentación de revisar el correo de forma recurrente!
  • Controla interrupciones. Hazle saber de forma previa a tus colaboradores los momentos del día en que podrías estar disponible. Aprovecha herramientas concretas con quienes te rodean: buzón de voz, mensajería instantánea, compartir agendas y calendarios, clasifica de una forma funcional tus correos electrónicos para que te sea más fácil asignar prioridades.
  • Si tienes asistente personal acuerda con dicha persona los modos y formas de canalizar temas y pendientes, y de contactarte en momentos en que te “presentarás” como ocupado ante otros colaboradores o personas significativas.
  • Sé cortés con quien entre a tu oficina de forma imprevista, mantente de pie junto con él o ella. Ello les hará ver que te encuentras ocupado y que tal vez no sea el mejor momento, así podrás evitar la fuga del tiempo que representa una visita “inesperada”.
  • Manten en la medida de lo posible siempre orden en tu escritorio o mesa de trabajo. Un documento fuera de lugar puede convertirse en una distracción o fuga de tiempo.

3.- Renueva la prioridades de tu agenda

  • Trabaja tu agenda desde tus prioridades y tus valores; sincroniza tus anhelos con las prioridades que deberás enfrentar en el día a día. Destina tiempo a lo importante y aprende a lidiar con lo urgente. 
  • Destina momentos del día, a pesar de lo complicado de la agenda, para hacerte presente con las personas que te importan (un breve mensaje a tu esposa o a tus hijos). Dale a conocer a tus familiares los detalles generales de la jornada, así ellos sabrán que hay tiempos en que no podrán localizarte, pero sabrán que si te dejan un rápido mensaje tú podrás ponerte en contacto a la brevedad.
  • Delega aquellas tareas y actividades que puedan ser realizadas por otras personas, acude a este otro secreto de productividad que puedes consultar aquí
  • Establece, una rutina, dentro de lo imprevisible que puede ser la jornada, para cada una de las cosas relevantes. Procura conformar un horario (¿recuerdas lo funcional que era el horario escolar y cómo te permitía enfocarte en qué era lo importante ante cada materia?), trata de apegarte a dicho horario.
  • Dentro de la rutina de tu horario, no olvides incluir en concreto y buscar procurar en la medida de tus posibilidades: 
    • Al cierre de actividades en el día: revisar correo electrónico, realizar tu listado y determinar la prioridad al día siguiente.
    • Al comenzar actividad, revisar tu correo electrónico, verificar tu lista de prioridades y ajustar conforme lo necesites.
    • Destinar tiempo para la respuesta de correos electrónicos de relevancia.
    • Programar llamadas por la mañana.
      • Preparar los puntos clave unos minutos antes de realizar la llamada.
    • Programar reuniones no más allá de las 12 del día, sobre todo si implican traslados físicos para ti o para las personas que te acompañarán.
      • Preparar reuniones de forma previa.
    • Tiempo destinado a la atención o seguimiento de colaboradores y personas que trabajan junto contigo.
  • Incluir momentos de relajación y descanso de actividades, sobre todo cuando alguna de ellas te “sature” o no puedas avanzar; desde luego dentro de las posibilidades de tu actividad laboral. Puede ayudar: un café, un cuento corto si te gusta la literatura, un crucigrama o juego de números, un breve paseo o activación física.
  • Brinda seguimiento a tus actividades y tareas con alguna herramienta de apoyo que optimice tu memoria. Yo utilizo y te recomiendo Nozbe.
  • Por último pero no por ello lo menos importante, en lo personal, a mí me ayuda mucho efectuar una oración inicial y al cierre de mi jornada para encomendar mis trabajos, mis éxitos y mis vicisitudes; atreverme a poner en manos de Dios, mi agenda, confiando en que Él habrá de llevarme y apoyarme. Si eres creyente, te invito a que lo incorpores como parte de tu rutina diaria. Esto ha renovado mi rendimiento y mi productividad en el aspecto laboral y profesional, además que imprime sentido a mi vida como persona y miembro de una familia y de una Iglesia.  No hay mejor forma, desde mi perspectiva, de aprender a usar el tiempo, que poner en consideración del Dueño del Tiempo, aquello que se hace y/o se debe hacer. Él puede sostener nuestras prioridades y urgencias, y nosotros desde su presencia ganamos en Sentido y confianza para nuestras tareas.

 

Como apoyo a estas ideas, te dejo algunas herramientas que pueden serte de utilidad:

  • Consulta en mi libro Liderazgo Transformador, la dimensión integral del #liderazgo, en concreto la competencia de “Organizar tiempos y actividades”. Aprende con ello a distinguir lo importante, de lo urgente y lo incidental.
  • Logee, una práctica herramienta para ser efectivo en el día a día, consulta aquí mi reseña.
  • Cada día viernes, antes de dedicarte al descanso y a “colgar” los pendientes de la oficina/proyecto efectúa un “Balance de Viernes.
  • Utiliza el nuevo “Full focus planner” de Michael Hyatt, consige un 15% de descuento en tu compra, dando clic aquí. Yo acabo de adquirir el mío, y estoy seguro que me será de gran utilidad. En breve te compartiré, de forma complentaria a este post, mi reseña del mismo.
  • Con mis clientes en #Coaching he trabajado herramientas concretas para sintonizar valores y actividades dentro del tiempo cotidiano; para enfocar las etapas de vida y los tiempos en la familia y en el trabajo, así como los famosos cuadrantes de Covey, con una perspectiva humanista dentro del enfoque organizacional. Si te interesa el empleo de estas herramientas concretas, Programa tu primera sesión gratuita de Coaching con tu servidor, ¡puedo ayudarte a ganar claridad en el manejo del tiempo! A continuación te dejo un formulario de contacto:

¡Hasta la próxima!