Comunicación, Liderazgo

Redimensiona la gestión de tu liderazgo

Idea
Cortesía PixaBay.Com

Nuevo lunes de #productividad; otra oportunidad para sigas profesionalizando y fortaleciendo tu #liderazgo dentro de la organización en la que colaboras o bien en un proyecto concreto a tu cargo. Hemos comentado previamente elementos que de forma práctica pueden apoyarte en este objetivo; hoy, sin embargo, quiero pedirte una reflexión más profunda. Necesitamos abordar el tema de la gestión de proyectos, una “supra-habilidad” que exige de ti, como líder, todas tus capacidades y sobre todo concentración en un contexto exigente, cambiante y siempre “de prisa” en el que nuestras decisiones son constantemente confrontadas, evaluadas y en ocasiones concretas directamente contrariadas. ¿Verdad que parece misión imposible? ¡No te angusties, tratemos de desenredar la madeja!

¿Qué podemos entender por gestión?

La RAE nos indica tres significados para el verbo “gestionar”, y creo que los tres están directamente relacionados con los aspectos de tu liderazgo que nos interesa potenciar:

  • Llevar adelante una iniciativa o un proyecto.
  • Ocuparse de la administración, organización y funcionamiento de una empresa, actividad económica u organismo.
  • Manejar o conducir una situación problemática.

Tradicionalmente hemos entendido el segundo significado como el más aceptado y reconocido. Y no hemos llevado más allá la reflexión. Se provoca entonces, a mi juicio un grave error que tiene implicaciones directas en la vida interna de las organizaciones. Se reduce la gestión al simple acto de “administrar”. Todo líder debe administrar pero, como hemos señalado antes, no todo administrador es de suyo un líder efectivo.

El problema de pensarlos como sinónimos, en la vida práctica, tiene consecuencias importantes: ¡abre la puerta a los jefes y cierra los espacios a los líderes!

Quedémonos ahora, para tratar de construir un aprendizaje, con el primer significado “gestionar” implica llevar a delante una iniciativa o un proyecto. He ahí el ejercicio del liderazgo que tanto nos interesa. Dejemos que ese primer significado “domine” a los otros dos en nuestro análisis. El líder que conduce una iniciativa debe entonces, para lograrla, administrar los esfuerzos y los recursos de forma óptima y debe ser capaz de determinar cómo enfrentar los obstáculos o situaciones de conflicto que pueden poner en riesgo el logro de la meta.

Entendamos que la gestión es el ejercicio mismo del liderazgo, no en la teoría, no en los conceptos, no en los organigramas, no en las funciones escritas, sino en la vida real que requiere una respuesta constante. Reconozcamos que la administración y la resolución de conflictos deben “enmarcarse” en la búsqueda de los objetivos y las metas. Un líder que gestiona es un líder que sabe responder sin perder el rumbo en la construcción de la respuesta; la propia elaboración de la respuesta al desafío y a los “grandes temas administrativos” es una forma de lograr el objetivo. El verdadero líder se realiza, y aprende de dicha realización, en la gestión efectiva que ofrece resultados concretos, tangibles y previamente señalados por la relevancia de las organizaciones y/o los proyectos.

¿Cómo entonces lograr esta redimensión de la gestión como un ejercicio de liderazgo y como algo más que la simple administración?

Te propongo 3 elementos de reflexión:

  1. La gestión efectiva incluye en esta época, te guste o no, la dimensión #digital. ¿Cómo se está adaptando tu empresa/organización/proyecto al entorno de la era de la información? La #eradigital supone múltiples posibilidades de colaboración que facilitan la propia gestión, reduciendo el tiempo que se invierte en la administración para así favorecer el tiempo efectivo de contacto humano e interpersonal que solo puede otorgar la presencia en “campo” del líder. La tecnología, ese conjunto de herramientas, busca hoy en día en las grades tendencias mundiales facilitar los procesos y optimizarlos. Una gestión compleja y rudimentaria complicará tus posibilidades. Una gestión, posible hoy desde la palma de tu mano con un smarthphone, de brinda el privilegio de la movilidad sin “desatender lo importante”.
  2. La gestión efectiva debe incluir una estrategia interna de comunicación y seguimiento con los actores relevantes (internos y externos) que contribuyen al logro de los objetivos. Esta estrategia debe ser un “canal” abierto que, si pensamos en un río, nutra las orillas de las actividades que se realizan y a la cual todos puedan acercarse para “refrescarse” en la tarea cotidiana. El líder debe ser el “ejecutor” de la estrategia comunicativa y debe tenerla clara, aunque la “operación” de la misma pueda caer en otros apoyos importantes. Un líder que no comunica no es un “gestor eficaz”; liderazgo es narración, como bien ha señalado Howard Gardner, y por ello este segundo aspecto debe ser el “corazón” de la pretendida gestión de un proyecto una vez que la “cabeza” ha planteado las metas y los objetivos a seguir.
  3. La gestión efectiva debe procurar momentos de evaluación, introspección y revisión del avance de la meta previamente determinada. Pero por favor que no se entienda esto, nuevamente, como la reducción a ver los porcentajes de avance. Lo que hemos hecho y los que nos falta. La óptica debe cambiar a saber detectar “cuando se camina” qué tan bien se está caminando y qué puede mejorarse a partir de cada uno de los pasos ya dados. La tarea del líder en este sentido es ayudar a fijar y mantener el rumbo. Al desarrollar un proyecto, siempre corremos el riesgo que las tareas más insignificantes nos “tienten” a no encontrar el sentido al ejecutarlas. Cosas pequeñas, pero rutinarias y “talacheras”, nos pueden provocar distracción. La gestión efectiva del líder implica la “magia” de hacerle ver a los colaboradores del proyecto que no hay actividad sin vínculo a los objetivos; y en dado caso, de que una actividad no tuviera ninguna relación con lo que se persigue, el líder es quien primero debería reconocerla, replantearla en su momento u ordenar su “eliminación” de las prioridades. El que el líder no esté en el escritorio, no implica que desconozca lo pesado que el escritorio puede resultar para sus colaboradores en la rutina diaria y la frustración que, a muchas veces, encierra en sus cajones. He aquí una última clave importante que quiero compartirte: ¡el administrador no tiene preocupación por las personas!, las considera un simple recurso, piezas de ajedrez que se disponen en un tablero y cuyos movimientos se planifican. ¡El líder entiende que la motivación es clave para lograr los objetivos y que esa motivación puede verse amenazada por lo burocrático que todo proyecto esconde y sabe estar ahí, en el momento oportuno, para conectar lo engorroso con la meta, con el objetivo!

Recomendaciones prácticas que pueden ayudarte en la #eradigital

#ERADIGITAL
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Gestión de proyectos/clientes con herramientas digitales

Es importante considerar cómo pueden ayudarte las herramientas actuales para capitalizar tus procesos internos y potenciar tus posibilidades. Yo te sugiero dos que yo mismo empleo de forma recurrente:

  1. Nozbe, lo utilizo para gestionar los diversos proyectos a mi cargo, y para encauzar tareas claves, y también esas pequeñas “distractoras”; posee sincronización con diversos dispositivos y puede vincularse al calendario de actividades para no perder tiempos y entregas.
  2. PipeDrive, lo utilizo para el seguimiento de mis clientes y procesos de ventas de los servicios que ofrezco. Me permite saber en qué punto se encuentra cada negocio y puedo vincular a actividades sustantivas que me permiten “ganar” en cada ocasión.

Gestión de información entre colaboradores y clientes

Me parece clave que los miembros de un proyecto tengan posibilidad de acceder a la información sustantiva que requieren, de igual forma es necesario saber entregar a cada cliente lo que requiere en el momento oportuno. Este situación exige, como muchos otros aspectos, el criterio del líder. No solo es “almacenar y compartir” información; el resguardo y acomodo, la correcta clasificación, requiere también una estrategia certera. Te recomiendo dos áreas.

  1. Almacenamiento en la nube de información clave, te recomiendo que pienses bien qué puedes acomodar en cada caja y que no te “cases” con un solo servicio. “No pongas todos los huevos en la misma canasta”. Personalmente no uso uno solo para todos mis asuntos, sino que, dependiendo la importancia y complejidad, los utilizo como me conviene y tengo además un adecuado control de qué está en qué parte de la nube.
    • Dropbox, puede brindarte hasta 11GB en plan gratuito. Lo utilizo por ejemplo, para almacenar mis materiales de conferencias y documentos de diversos proyectos.
    • Box, fue el primer servicio que tuve de almacenamiento en línea. Participé en una promoción hace algunos años y logré 500GB en plan de por vida. ¡Una maravilla! Dispongo aquí información más bien personal.
    • GoogleDrive, información ligada a este sitio web. Dependiendo tu cuenta de Google el almacenamiento puede variar; una cuenta pagada con ellos recibe 30GB.
    • One Drive, incluida con tu plan de Office si utilizas dicha plataforma. Aquí guardo todas mis imágenes y vídeos.
  2. Seguimiento de reuniones, pendientes concretos, notas e ideas personales. ¡Sí!, ¡lo adivinaste! vuelvo a recomendarte Evernote. Una práctica manera de estimular y tener una representación digital de tu memoria.

Gestión de comunicación interna

Existen muchas herramientas que podrías utilizar, pero yo destacaría dos posibilidades concretas:

  1. Aprovechamiento de sistemas de mensajería y redes sociales diversas en una estrategia coordinada.
    • Uso de plataformas concretas, como HangOut, Skype, Messenger Facebook, o el mismo Whatssapp (a pesar de lo engorroso que puede resultar para algunos) entre otros.
    • Creación de un grupo cerrado de facebook para los proyectos; conozco muchas organizaciones y proyectos exitosos que lo han implementado conscientes del riesgo de “distracción” de la propia red social.
    • El área a considerar sería evitar la invasión de lo profesional en la vida personal de los colaboradores o bien el que no se respeten los horarios laborales (claro que siempre hay urgencias, pero hasta en las urgencias hay, o debería de haber, protocolos).
  2. El empleo de un entorno de red social interna. Me parece la mejor opción, esta posibilidad “encauza” la comunicación a un entorno controlado y direccionado a la meta que se busca y que puede usarse en la cotidianidad del horario laboral. Hay varias, pero yo utilizo #Slack con uno de mis proyectos y, por lo menos, en términos de comunicación me ha resultado muy útil. Resulta además, como valor agregado, que puede “conectarse” con la nube (almacenamiento de archivos) y que ofrece llamada de audio y/o vídeo entre los contactos, y otras funcionalidades interesantes.

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¡En espera de que estas ideas te sean de ayuda!

¡Hasta la próxima!