Era Digital, Liderazgo

Construye tu Entorno Personal de Productividad

Nuevo lunes. Nueva oportunidad para reflexionar en tu productividad y acrecentarla de forma sencilla y práctica, identificando y reconociendo las herramientas y apoyos digitales que utilizas en el ejercicio de la gestión de tu liderazgo, tema que abordamos apenas la semana pasada.

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Cortesía PixaBay.Com

Hace algunos ayeres me pidieron participar en la conformación de una comunidad de aprendizaje para docentes, dentro de un diplomado de habilidades educativas relacionadas al contexto de aula. En la preparación de las sesiones a mi cargo, pude encontrar un concepto que me pareció relevante, el “PLE”, acrónimo inglés que significa “Personal Learning Environment” y que traducimos al español como Entorno personal de Aprendizaje; este concepto involucra el conjunto de elementos y recursos, principalmente digitales, que facilitan la gestión del aprendizaje personal y permite que dicha actividad logre una permanencia en la vida cotidiana de cada usuario.

El “PLE” suele presentarse como una representación gráfica que permite a la persona que lo realiza, reconocer las fuentes de información y datos que utiliza, así como la interacción que genera con las mismas, en términos de aprendizaje. Es imprimir de forma consciente una perspectiva educativa y de aprendizaje a la presencia digital de cada persona. Dicho sea de paso, considerar lo que somos y hacemos al momento de “navegar” y de “conectarnos”, tener una consciencia de usuario, nos ayuda a enfrentar  y aprovechar los desafíos de la era digital a los que me he referido antes aquí.

En los últimos meses mi reflexión sobre temas relacionados al #management, y la creación de este serial de “secretos de productividad”, me ha conducido a la necesidad de expresar la pertinencia de la identificación de un Entorno Personal de Productividad. Reflexionar cómo los mecanismos tecnológicos y digitales pueden ayudarnos será de gran valía en la labor que buscamos al concretar proyectos y alcanzar metas. Tenemos que ganar conciencia sobre cómo utilizamos la #eradigital a favor de nuestro #liderazgo. 

Pasos para reconocer y proyectar tu Entorno Personal de Productividad (PEP):

  1. Especifica las “fuentes” de información que requieres para la toma de decisiones y/o el seguimiento de proyectos.
  2. Identifica los medios / canales adecuados para compartir y difundir información con tus colaboradores, con las personas involucradas en el proyecto y con los destinatarios del mismo (beneficiarios, clientes según sea el caso); genera una estrategia de comunicación concreta para cada medio y/o canal.
  3. Considera las herramientas digitales que te sirven para dar seguimiento a tareas, actividades y/o procesos específicos en la consecución de la meta.
  4. Determina las herramientas que te permiten dar cuenta de la “producción” de los resultados que generas en tu labor al frente de un equipo.
  5. Elige opciones de retroalimentación y contacto para “obtener” información de tus colaboradores y otras personas involucradas en el proyecto, así como los clientes o beneficiarios de tus esfuerzos.

Para que este post realmente te ayude, te presento algunas preguntas concretas y algunas recomendaciones prácticas:

1. ¿Cuáles son tus fuentes de información y cómo están organizadas? 

Este es el primer paso. Piensa en esta primera dimensión en todos aquellos sitios digitales y/o herramientas concretas que utilizas para “recibir” información importante.  Algunos ejemplos: el correo electrónico, y el orden que has dispuesto en él (¿no tienes un sistema de orden personalizado de tu correo?, ¡urgente que pienses en uno que te sea funcional y práctico!); algún sistema de control /administración interno de tu empresa/organización; reportes diarios que alguna área te entregue, etc.

Es importante considerar aquí las carpetas digitales, con o sin conexión en la nube donde “reside” la información que utilizas; es recomendable que dichos espacios digitales se gestionen mediante una base de conocimiento (una forma práctica de consulta y seguimiento de archivos e información digital actualizada en la nube).

Considera este primer punto como una puerta de entrada de información relevante para tu #liderazgo.

Para gestión de correo, te sugiero el que yo mismo utilizo, eM-Client.

Para gestión de información digital, y crear una base de conocimiento,  te recomiendo esta recapitulación de las mejores opciones de software disponible (mil disculpas, está en inglés pero puede serte útil). Recuerda que hemos comentado ya las opciones de almacenamiento en la nube (DropBox, Google DriveGoogle Drive, One Drive, Box), y también la conveniencia de un sistema de notas para mejorar tu memoria, la que te recomiendo es Evernote.

2. ¿Qué plataformas utilizas para comunicarte con tu equipo, con personas claves dentro del proyecto y con clientes o beneficiarios? 

Considera aquí todos los medios que utilizas para dar a conocer instrucciones, recomendaciones, asignar nuevas tareas, etc, a los miembros de tu equipo; así como también cualquier de canal abierto por el líder en medios digitales (valora incluso hasta tus redes sociales personales). Incluye también todo el contacto que tienes con otras personas interesadas en el proyecto a tu cargo, y clarifica los canales de comunicación que tienes, o deberías tener, con las personas que se benefician de tu trabajo o son clientes del servicio/ marca que coordinas.

En el caso de colaboradores internos y otras personas interesadas,podríamos incluir aquí: Correo electrónico, grupos de whatssapp, plataformas más complejas como #slack, grupo cerrado de facebook, videollamadas individuales y/o grupales.

En el caso de beneficiarios / clientes, grupos y comunidades online mediante algunas redes sociales, listas de correo, línea telefónica directa, etc. En este sentido, dependiendo la complejidad de tu proyecto, puede ser útil algún “sistema de tickets/atención en línea” te recomiendo Freshdesk.

En mi caso,  utilizo las siguientes herramientas de forma regular:

Slack ,HangoutSkypePágina de facebookPerfil de twitterMailchimpEventbrite

3. ¿Utilizas herramientas de seguimiento en tu proyecto?

La semana pasada te compartí dos ejemplos de sistemas de seguimiento: PipeDrive y Nozbe, pero hay muchos más que podrías considerar, por lo menos te sugiero otros que conozco y he utilizado anteriormente: AsanaTrello, Wrike.

Lo interesante de estos sistemas y herramientas es que te permite ver el “flujo” del proceso e intervenir adecuadamente en el monitoreo y en la administración de actividades y tareas.

Es importante que consideres que estos incluyen también, siempre como alternativa, canales y medios de contacto entre los colaboradores de un proyecto específico, algunos de ellos incluso permiten la interacción con clientes; la buena selección de una herramienta de seguimiento puede representar la fusión de los puntos 2 y 3 de este listado que ahora te comparto.

4. ¿Cómo entregarás tus propios resultados como líder?

Un líder debe comunicar de forma frecuente, y para comunicar debe saber recapitular y transformar la información que recibe y que entregará a otras personas (pueden ser sus jefes o nuevos prospectos de clientes posibles, por ejemplo).

(Si no sabes cómo presentar adecuadamente la sustancia de un reporte, aquí hay información que puede ayudarte).

Incluye en este rubro, todos los elementos y sistemas digitales que utilizas para crear, por tu cuenta, tus propios contenidos, reportes, informes, documentos. Te enlisto algunos de los que yo mismo utilizo en mi actividad profesional:

Creo mis presentaciones en Prezi; escribo mis borradores y textos en Scrivener; encuentro imágenes de interés y adecuada licencia en Pixabay; genero mis imágenes motivacionales en Pablo by buffer; construyo este sitio web gracias a WordPress; genero materiales gráficos en Canva; determino procesos y flujos gracias al apoyo de Bizagui y recapitulo con recursos mi labor docente con GoConqr.

Para la creación de documentos, sugiero suite creación de documentos digitales Google (procesador de texto, hojas de cálculo, presentaciones, dibujos, etc.) O bien, la tradicional paquetería ya conocida de Office, ahora en su dinámica de 365.

5. ¿Cómo puedes dar voz a tus colaboradores, otras personas y/o los clientes de tu proceso? 

La retroalimentación es clave en la comprensión de los sistemas y medios comunicativos de la #eradigital: hemos dejado la era del monólogo y hemos entrado en la que reconoce la necesidad y aprovechamiento del diálogo. Todo proyecto necesita escuchar otras voces, por ello recapitular información de dichas voces se convierte en un proceso vital. ¿Cómo puedes efectuar encuestas de rápido procesamiento que te ayuden a decidir de mejor forma?

Yo utilizo dos maneras de forma directa y recurrente, el clásico SurveyMonkey, y Google Forms (incluido en la suite de creación de documentos ya referida).

De manera indirecta también es importante considerar formularios de contacto en sitio web; respuestas de campañas de comunicación electrónica; análisis de acceso a enlaces y /o sitios web que dentro de campañas de correo, etc. La realidad es que cualquier elemento al que puedas accesar para conocer los intereses y necesidades de tus colaboradores, personas claves y clientes o beneficiarios será un insumo de valor para tu #liderazgo.

Mira mi entorno personal de productividad en el mundo digital:

PEP 2017
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