Era Digital, Liderazgo

Dale orden a tu correo electrónico

La batalla por el orden nos espera a todos, en diversas etapas de la existencia. Muchas áreas y variables de nuestra vida exigen, a veces a gritos, espacio en nuestra agenda y atención. El profesionista de hoy ha “desarrollado habilidades” de sobrevivencia, la mayoría de las veces obtenidas de la experiencia de observar a los malabaristas y tratar de copiar su arte. 

El orden, el hábito. Es todo un viaje interior. Piense, querido lector, en un niño pequeño, o en un adolescente, y haga ahora mentalmente mientras lee un listado breve de todo aquello que los adultos les pedimos con insistencia acomodar, para inculcar ese hábito cada vez más raro de encontrar en la vida cotidiana. Así como las más jóvenes generaciones encuentran retos, no siempre divertidos, en esta dimensión de la vida, los profesionales que buscan ser más productivos y eficientes en su labor cotidiana no pueden hacerse “ojo de hormiga” a la exigencia que su propia vida en este sentido les reclama.

Un campo de batalla particular, para nosotros hoy en este nuevo secreto de productividad, es la bandeja de entrada de nuestro, o más bien, nuestros correos electrónicos.  Si “alargamos” un poco el ejemplo anterior, seguramente encontraremos muchas semejanzas entre el desorden de nuestras bandejas de correo con el cuarto sin pies ni cabeza de un adolescente o con la lapicera, que aparece y desaparece lápices, gomas, sacapuntas, tijeras, pegamento, de un pequeño de educación primaria. Y sí, hay que decirlo, es toda una odisea moderna encontrar sentido en el correo electrónico del profesionista de hoy. No digo que les pase a todos, pero sí una mayoría de personas, entre las que me incluyo, es probable que experimente cierta confusión solamente al aperturar el mail en algún dispositivo.

Por ello, quiero compartirte 5 recomendaciones básicas para ser más productivo al darle orden a tu correo electrónico. 

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Cortesía PixaBay.Com

Antes de entrar en materia, me parece oportuno poner en blanco y negro cuáles pueden ser los beneficios de brindarle un orden y sentido a tu correo electrónico:

  1. Optimizarás tu tiempo; puede ser que este beneficio tarde un poco en ser experimentado en tu percepción. ¡No te desanimes! Adecuar un nuevo ritual, crear un hábito de orden cuando no existe, puede llevar su tiempo pero habrá de pagar con creces los minutos invertidos. ¡Te prometo que una vez que funcione, en tu gestión y administración de información, no solo verás esta ventaja sino que querrás compartirla con cualquier persona que esté en disposición de escuchar la historia de cómo te conquistaste a ti mismo a través del orden de tu correo electrónico!
  2. Gestionarás de mejor manera tus asuntos y pendientes; encontrarás lo que necesitas de forma rápida  y no estarás agobiado por la avalancha comunicativa de hoy que supone enterrar en un alud de información, datos y reportes, lo que requieres con urgencia y premura. Encontrarás la aguja que busques en el pajar electrónico de tu correo. ¡Te lo puedo garantizar!
  3. Aprovecharás de mejor forma la herramienta que supone el correo electrónico, pues al tenerlo ordenado y en adecuado funcionamiento podrás dar un mejor seguimiento y monitoreo a lo que verdaderamente te importa.

5 recomendaciones para darle orden a tu correo electrónico:

 

  1. Determina la funcionalidad que darás a tu correo electrónico y analiza tu conducta como usuario de dicha herramienta.
  2. Elije un proveedor de correo  que te ayude a resolver y que no te complique más de la cuenta en el manejo de tu información.
  3. Genera una estructura que facilite el acomodo y procesamiento de la información. Busca un esquema que a ti te sea funcional.
  4. Elimina todo aquello que no necesites; crea reglas personales de limpieza respecto los asuntos terminados o cerrados que no necesitan conservarse.
  5. Configura filtros y criterios para dirigir información no deseada a tu papelera; emplea herramientas para eliminarte de listas de correo, que no quisiste y que no te generan valor o utilidad concreta.
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Organiza tus proridades. Cortesía PixaBay.Com

Determina la funcionalidad que darás a tu correo electrónico y analiza tu conducta como usuario de dicha herramienta.

Para poder dar orden es necesario ganar consciencia y eso se logra mediante la reflexión. ¿Cómo eres cuando usas tu correo electrónico? ¿Eres de las personas que revisa cualquier correo en cuanto llega? ¿Eres de los que busca ordenar la información en cuanto llega? ¿Revisas en un solo momento del día? ¿Tienes ansiedad constante por revisar si “hay algo nuevo”? ¿Respondes de inmediato o te tomas el tiempo? ¿Piensas tu correo como un embudo o lo ves más bien como un lugar de almacenaje?

Déjame contarte que el orden refleja hacia afuera lo que hay dentro de nosotros. Por ello, este es el primer paso; ganar en autoconocimiento te permitirá hacer los cambios necesarios.

Para mí el correo es una “puerta de entrada” de información relevante, así como de peticiones y sugerencias de mis colaboradores y mis clientes. A través de él, se formalizan hoy en día muchas cosas. Y he procurado que las personas a mi alrededor comprendan esa diferencia; por mucho que la mensajería instantánea, domine lo inmediato en cualquiera de las Apps en las que se materializa, lo que es importante documentar, registrar y atender va por correo. De tal forma que tenerlo en orden, es para mí una meta diaria. Manejo varios correos, en diversos proyectos, y necesito tener claridad para transformar la información, los datos, las peticiones, los documentos, los reportes, y demás, en trabajo verdadero y no en distracción.

Reviso correos de forma habitual en tres momentos del día. Por la mañana, para verificar mis prioridades de trabajo inmediato, a media jornada y por la noche antes de efectuar mi “ritual de cierre laboral” (detección personal de avances y pendientes). 

Cuando recibo un correo, determino en forma personal en nivel de urgencia/importancia. Y utilizo más bien este esquema (aplicado de los cuadrantes de Covey) para hacer una primera clasificación:

a. El correo no es urgente ni importante para mí ni para otros, brindo una respuesta provisional y me comprometo a revisar más tarde. (Lógicamente tengo que anotarlo, porque puedo olvidarlo).

b. El correo es importante para mí, pero no es urgente; lo coloco en mis prioridades de respuesta y en cuanto me sea oportuno acometo con toda la decisión pues sé que esto es prioritario en mis actividades y compromisos.

c. El correo es urgente para alguien más pero NO es importante para mí, si es posible brindar una respuesta en un breve lapso de tiempo lo hago, en dado caso aplico mi remisión de respuesta posterior.

d. El correo es urgente e importante para mí; pasa al primer lugar de atención y pongo en pausa lo que estoy haciendo para poder solucionar / atender de forma inmediata.

A partir de este procedimiento, gano claridad y aprovecho tiempos al máximo.

Elije un proveedor de correo que te ayude a resolver y  que no te complique más de la cuenta en el manejo de tu información. 

Dos temas a considerar aquí. ¿Qué cuenta de correo tienes y qué alternativas hay para tu propia gestión de correo? ¿Qué cliente de correo utilizas o puedes utilizar para no depender del acceso vía navegador web?

Los servicios de correo, dicen, van con la personalidad de cada quién. Hay personas, como yo, que se acomodan muy bien con Gmail; pero en gustos se rompen géneros (yo mismo he odiado por ejemplo Inbox de Google), lo importante es que trates de encontrar servicios de correo que sean funcionales para ti.

Muchas veces los accesos vía web suelen no ser tan prácticos y a veces aunque aparentemente más sencillos son más engorrosos, por ello es importante utilizar algún gestor, o cliente de correo, que te ayude a sacar mejor partido de la organización personal de tu cuenta. Si además tienes una versión para dispositivos móbiles, ¡qué mejor!.

Como muchos lectores saben yo recomiendo em Client, pero hay otros como por ejemplo Thunderbird que pueden ser de gran utilidad para ti. Para dispositivos móviles, con plena sincronización, te recomiendo dos alternativas  K9-Mail (android) y Newton Mail (android & IOS).

Genera una estructura que facilite el acomodo y procesamiento de la información. Busca un esquema que a ti te sea funcional. 

Hay dos grandes escuelas. Acomodar carpetas, donde se almacenen los asuntos por cliente o bien almacenar por proceso / tarea o conjunto de actividades. Esto en gran parte dependerá de la cantidad de información que manejes y la verdad, de tu gusto personal. La mejor clasificación será la que tú puedas generar y que apoye tu proceso mental de clasificación y acomodo.

Para mi configuración del correo de mi proyecto profesional,  por ejemplo, yo he elegido la opción de carpeta por proceso: propuestas económicas, facturación, desarrollo de contenidos, asuntos en trámite, bibliografía y materiales de conferencias; a estos procesos he indicado un número, que he memorizado previamente, y cuando es posible un color a modo de etiqueta. Acomodo en las carpetas los correos a los que he dado adecuada respuesta; si está pendiente, permanecerá en mi bandeja hasta que sea turno de “archivarlo”.

Elimina todo aquello que no necesites; crea reglas personales de limpieza respecto los asuntos terminados o cerrados que no necesitan conservarse. 

En términos de información en tu correo NO todo debe conservarse, aunque algunos proveedores de correo te indiquen que no deberás borrar ningún mail, que puedes tener todo siempre a tu alcance. Aunque nos enganchan con la promesa de almacenamiento ilimitado, puede serte más funcional un sistema de correo que te limite el espacio (que paradójico, pero esto puede ayudar a ordenar y mantener “limpio” tu mail). Cuando algo es ilimitado, en esta materia digital del correo, regularmente ni es bien aprovechado ni supone un contexto que nos ayude al orden.

En lo personal, me ha sido muy funcional eliminar todo aquél asunto menor que es resuelto y que no requiere preservarse. Un ejemplo, las respuestas de correo a las felicitaciones de cumpleaños del mes pasado, por parte de todos los integrantes del equipo, y sobra decir que ni siquiera fueron dirigidos para ti porque tu cumpleaños es dentro de 6 meses. Como ese ejemplo, ¿cuáles otros podrías enunciar?

Aprovecho, también por ejemplo, los tiempos muertos en traslados o esperas antes de reuniones, para ir limpiando mis cuentas de correos y clasificar adecuadamente la información que sobrevivió a la “eliminación”. No tienes que hacer todo, al mismo tiempo, pero puedes hacer una limpieza progresiva. Es útil esta limpieza programada cuando te encuentres saturado en alguna parte del trabajo cotidiano, ¡es una buena manera de “perder el tiempo”!

Así como por ejemplo, también hay que decirlo, se debe limpiar la casa a profundidad de vez en cuando, haciendo una limpieza y acomodo profundo, te recomiendo que en la recta final de cada año, te brindes también la oportunidad para dejar listo e impecable tu correo electrónico para el nuevo inicio de año. ¡Es hasta un ejercicio de liberación! ¡Practícalo!

Configura filtros y criterios para dirigir información no deseada a la papelera; emplea herramientas para eliminarte de listas de correo que no quisiste y que no te generan valor y utilidad concreta. 

Todos los correos electrónicos, incluso los que consultas a través de un “cliente de correo”, presentan opciones y alternativas para configurar el filtrado de información. Pienso directamente en todo aquello que recibes y no pediste (como puede ser el SPAM), sería prioritario considerar este elemento como el mantenimiento mínimo habitual que debes dar a tu cuenta de correo. También, si lo quisieras podrías programar que cierta información se reciba en determinadas carpetas en automático (no lo recomiendo mucho a menos que seas muy disciplinado en la revisión constante de dichas carpetas).

Es importante en este último paso, considerar tu suscripción, a veces no deseada, a diversas listas de correo. Para los usuarios de Gmail, este es un gran elemento que no compromete tus datos personales, pues existen aplicaciones “gratuitas” que te remueven tus suscripciones pero entregan a terceros tus datos personales (dulce y truco). Checa cómo puedes organizar tu correo con este elemento, da clic aquí.

Si aún así no te importa en lo más mínimo brindar tu correo, pero quieres desuscribirte de listas (aunque suene paradójico) puedes revisar Unsuscriber y Unroll.Me

¡Hasta la próxima!