¿Cómo aprovechar el tiempo de tu conferencia?

time-371226_640

¿Te ha pasado que durante la exposición de una conferencia pierdes noción del tiempo que tienes y pierdes el hilo de tu intervención? ¿Te ha sucedido que, aunque dominas el tema, no encuentras un equilibrio en el manejo de las partes de tu exposición? Si has contestado que SÍ a alguna de estas dos preguntas ¡este post te será de considerable utilidad!

Una de las formas en que puedes demostrar a tu audiencia que eres un verdadero profesional de la palabra, es sin duda la manera en que organizas y aprovechas el tiempo de exposición que se te ha concedido. Un expositor que, en el tiempo asignado, es capaz de abordar el tema con claridad y elocuencia causará un verdadero #impactopositivo. Saber aprovechar al máximo la “cantidad” exacta de tiempo para profundizar en los temas, será el “pulso” que le permitirá a la audiencia valorar positivamente tu intervención.

El “timing” de un expositor,  la sincronización entre el tema general y los objetivos, la explicación o desarrollo conceptual, la ilustración de las ideas vía ejemplos/historias y el adecuado uso de un material de apoyo, será un factor decisivo en la valoración de tu desempeño.  No se trata de malabarear entre diversos elementos, sino de “programar” y “preparar” las actividades que realizarás con antelación para elevar tu eficacia.

Te comparto ahora algunos puntos que pueden ayudarte a manejar tu tiempo de la mejor manera.

Las 5 cosas que NO debes olvidar

  1. Corrobora siempre a detalle con los organizadores del evento, quienes te han contratado o solicitado la intervención, el tiempo que tienes asignado para tu presentación. Asegúrate de considerar como espacios diversos dos momentos concretos: la exposición como tal y la respuesta a dudas y preguntas del auditorio. Es decir, asegurate que tendrás tiempo directo para exponer y precisa cuánto tiempo tendrías para preguntas y respuestas. Te aconsejo no integrar ambos momentos en una sola distribución de tiempo puesto que, si no tienes mucha experiencia, podrías confundirte. En cambio, pensar que hay dos interacciones, cada una con tiempo definido te permitirá organizarte mejor.
  2. Considera que, dentro del tiempo de exposición, debes contabilizar el tiempo que te llevará presentarte y despedirte, entre otras actividades adicionales, como parte de tu tiempo de exposición. Ten en claro que si te invitan a una conferencia de 60 minutos, por ejemplo,  no serán todos los minutos de exposición directa del tema a desarrollar; deberás restar el tiempo que emplearías en el inicio y cierre, para así concentrarte en la exposición a desarrollar.
  3. Tu tema debe lograr un objetivo verificable al concluir tu presentación. El tiempo que tienes no se repetirá, por lo que debes planificiar cómo aprovecharás cada uno de los momentos en el logro de aquello que persigues con tu intervención. Si tu objetivo es sensibilizar a tu audiencia, ¿qué tiempo te llevará trabajar las emociones respecto el problema/tema que aborda tu conferencia? ¡Es importante considerarlo! Hay objetivos más fáciles de lograr, como informar por ejemplo, o más difíciles en términos del tiempo que requieren para alcanzarse, como podría ser que los participantes sean capaces de construir una opinión respecto un tema en concreto.
  4. Revisa el tiempo que requieren vídeos o audios que consideras importante incluir en tu presentación, para que no se coman tu tiempo y/o se conviertan en un obstáculo para tu mensaje. Pensamos, por ejemplo, que tenemos 20 minutos para exponer, pero el vídeo que queremos emplear para impactar a la audiencia dura 8 minutos. Tendrás entonces únicamente 12 minutos para desarrollar tu tema, y sobre ese tiempo tendrás que organizarte del mejor modo posible.
  5. Ensaya tu tema de forma previa, exponiendo como lo harías frente a audiencia, y toma el tiempo con un cronómetro. Esto te permitirá siempre tener conocimiento del tiempo exacto que te lleva “correr” un tema frente a público, y sobre ello podrás ajustar hacia arriba, si lo has hecho muy rápido, o hacia abajo si te has comido más tiempo del asignado previamente. Prepara una intervención a la que le sobre tiempo no a la que le falte tiempo. Si tienes más que decir, y tienes tiempo, puedes ampliar. Pero si tienes mucho que decir y ya no tienes tiempo, estás en un serio problema. ¡No seas improvisado en tu comunicación pública!

3 cosas que te invito a procurar en tu manejo de tiempo

  1. Genera un esquema básico de manejo de tiempos que puedas adaptar, como una especie de plantilla que puedas adaptar a cada intervención. Te comparto, como ejemplo, el esquema general que yo mismo utilizo para un evento de máximo 60 minutos:
    • Presentación personal y bienvenida al público ( 2 min)
    • Historia breve para captar la atención (5 min)
    • Presentación del tema (objetivo, metodología y acuerdos de trabajo) (5 min)
    • Desarrollo del tema, en tres grandes ideas a compartir que se irán recapitulando conforme se explican (40 min)
    • Cierre, reafirmar el tema, agradecimiento y despedida (8 min)
  2. Busca y emplea material multimedia de buena calidad y que responda al criterio de brevedad. Principalmente hablemos aquí de vídeos: ¡es recomendable que sean menores a 2 minutos de duración si los requieres para enfatizar una idea en concreto dentro de tu desarrollo del tema! Es recomendable no más de 3 vídeos de 2 minutos para 1 hora, o bien un solo vídeo no mayor a 6 minutos. Considera que la riqueza de un vídeo no es solo pasarlo ante el público sino, en la medida de lo posible, será necesario para el conferencista “recoger del auditorio” las percepciones que el vídeo haya causado y aprovecharlas a favor del impacto que desea posicionarse. ¡Deberás hablar también sobre el vídeo, y eso podría quitarle tiempo a tu mensaje! ¡Si lo calculas de inicio, será más fácil pensar una mecánica que te permita transmitirlo y aprovecharlo del mejor modo posible!
  3. Crea diversas formas de iniciar o cerrar una conferencia con la misma duración global pero con presentaciones más cortas o con cierres un poco más extensos. Si adquieres práctica en presentarte, con impacto y efectividad de forma breve, más tiempo tendrás para compartir tu tema o profundizar en el cierre de tu evento. Si bien los temas en su explicación conceptual podrían ser siempre parecidos, buscar la creatividad en el inicio, donde debes asegurar la atención, o en el cierre, donde debes asegurarte de lograr tu objetivo al presentar, será una manera de mantenerte “vivo” y “dinámico” ante tu audiencia. ¡Serás el expositor que habla de temas similares pero siempre de forma diversa e innovadora!

Te aseguro que poner en práctica estas recomendaciones te permitirá ganar seguridad y eficacia en tu próxima presentación en público.

¡No dejes de contarme qué tal te va! ¡Te espero en Twitter o en Facebook para seguir la conversación!

Si quieres profundizar en estas ideas, y recibir otros tips parecidos que te permitan mejorar en tus presentaciones públicas ¡te invito a mi próximo entrenamiento para conferencistas en #CDMX!

Promo evento junio 2018

¡Quiero apartar mi lugar en este entrenamiento!

 

¡Hasta la próxima!

SobreHéctor Sampieri

Conferencista, Coach y Mentor de Comunicadores Eficaces. Ayudo a personas y organizaciones a capitalizar su experiencia en beneficio de su desarrollo.

Este sitio usa Akismet para reducir el spam. Aprende cómo se procesan los datos de tus comentarios.

A %d blogueros les gusta esto: