Logística viajera para un Speaker

8 recomendaciones prácticas para ser más eficiente en tus presentaciones foráneas

Una oportunidad se presenta

Va avanzando tu desempeño como expositor. Te ha ido bien en tus presentaciones en diversos ámbitos y espacios. Las personas que te acompañan como audiencia, los organizadores de los eventos a los que te invitan, están más que satisfechos con tu trabajo. Te piden más presentaciones y con el tiempo, de pronto, suele llegar la oportunidad.

Te piden presentarte, acudir, a una ciudad distinta a la que radicas para abordar un tema, replicar una de tus conferencias o dar algunas conversaciones públicas de los temas que te apasionan.

Tu trabajo frente a grupo adquiere una dimensión regional/nacional o, incluso, internacional. Te sientes sorprendentemente bien, reconocido y motivado. Y consideras que es el paso que estabas esperando para llevar tu carrera al siguiente nivel en su desarrollo y profundizar en reconocimiento y nuevos proyectos.

¡Buenas noticias en el horizonte!

Mi primera vez

Fue más o menos así como te he comentado antes. Lo experimenté como un premio a la constancia y a los buenos resultados en proyectos específicos. Recuerdo haber estado sumamente emocionado. Acepté sin pensarlo mucho y me dispuse a la aventura.

Pero fue tanta mi emoción que no supe canalizarla adecuadamente. Me distraje y no consideré a fondo lo que implicaba. En términos de logística, aquello fue un desastre. Con decirte que llegué a una ciudad distinta a la que tenía que presentarme, y por ello tuve que asumir algunos gastos que nunca me reembolsaron y en términos reales, perdí más de lo que gané. O eso pensé entonces; ahora sé que la experiencia aquella ha tenido su utilidad después de tanto tiempo a pesar de lo amargo que entonces me supo esta vivencia.

Aprendí a observar con mayor detenimiento todas las variables incluidas en viajes o presentaciones foráneas. Te contaré algunas recomendaciones prácticas por si esta oportunidad toca a tu puerta. Considerando estas ideas, estoy seguro, podrás sacar el mayor provecho posible.

8 recomendaciones para programar un viaje si eres Speaker

  1. Investiga y conoce a detalle las políticas de viáticos y calendarios administrativos de las organizaciones/empresas con las que colaborarás. Pregunta todo aquello que pueda marcar una diferencia; no te quedes con ninguna duda respecto hospedaje, alimentos, transportación y cualquier otro gasto en el que se incurra por el tema de viaje.
  2. Como primera opción, busca que la organización pueda apoyarte con la cantidad de dinero necesaria como gasto a comprobar. Ya sea en efectivo o en depósito, pero si puedes acudir al viaje con el monto de gasto pagado será más fácil y cómodo para ti. Pero deberás tener en cuenta todo lo necesario para comprobar fiscalmente la cantidad que se te ha entregado.
  3. Ten en cuenta las especificaciones fiscales /administrativas que puedan impactar la comprobación de los gastos que realizarás. Por ejemplo, la gasolina en mi país no puede pagarse en efectivo si se requiere comprobante fiscal. Por ello, será necesario cubrir este rubro con un pago mediante tarjeta de débito. También hay algunos conceptos con los que no se te permitirá pagar con una tarjeta de crédito (a menos que lo tengas acordado previamente con la organización). Vale más la pena verificarlo de forma previa, que sufrir posteriormente para comprobar gastos.
  4. Si no es posible que te brinden el dinero de forma previa, revisa si en tu posibilidad inmediata está asumir, de entrada, el pago de los viáticos que implicarán el viaje. Es muy probable que las personas/empresas que te pidan un servicio foráneo te propongan un esquema de reembolso, lo que equivale a tener cuentas claras desde un inicio. Y habrá que considerar que, en la mayoría de las ocasiones, los reembolsos pueden tardar hasta 15 días (por lo que conviene estar preparado para esta opción). Si no está en tus posibilidades, busca la forma de resolverlo y de indicar a la organización que no es posible bajo ese esquema que te han propuesto. Se honesto en este punto; si deberás postergar el viaje, o hacer uso de una línea de crédito para enfrentar este gasto, es necesario contemplarlo. No te digo que sea bueno o malo, sino que debes encontrar lo que sea más conveniente para ti y te permita aprovechar una oportunidad sin comprometerte financieramente hablando. Amplía también tu consciencia sobre este tema dentro de tu desarrollo profesional.
  5. De igual forma, y en seguimiento del punto anterior, te sugiero que cuentes con una cuenta bancaria, independiente a tu cuenta personal o de negocios, donde puedas manejar con mayor control el tema de tus viáticos (tanto en viajes que tú mismo organices, como de aquellos que te soliciten). Puede brindar mucha claridad al momento de comprobaciones y de declaraciones de impuestos.
  6. Revisa si en la ciudad a la que llegarás habrá algún contacto de la organización con quien puedas dirigirte. Determina de antemano cuál será el tipo de apoyo que este enlace con la organización en la ciudad que visitas podría brindarte. En algunas ocasiones, solo se tiene contacto telefónico, y en otras ocasiones, el enlace acude por ti al aeropuerto/terminal de autobuses y puede incluso darte un recorrido turístico. Dependerá de la personalidad y calidad humana del enlace. No te deprimas si no te llevan a pasear, lo importante es que puedan apoyar adecuadamente tu trabajo. Pero siempre un apoyo adicional, hay que ser sinceros, no cae nada mal.
  7. Identifica con claridad la zona a la que arribarás. Hoy en día la tecnología nos permite hacerlo con relativa facilidad. Ubica los puntos en un mapa. El lugar a dónde llegas a hospedarte, el lugar dónde debes presentarte a la sesión o conferencia. Identifica con claridad tanto la distancia entre los dos puntos, como lo que puedas requerir (hotel, restaurante, papelería, supermercado, farmacia, etc.).
  8. Prepara todo lo que puedas necesitar en términos logísticos para tu presentación, no te confíes. Solicita lo que requieras con el enlace/organizador en la ciudad, pero ten en cuenta que hay algunos detalles que conviene “caigan más en tu cancha” que en la suya. Para ello, te recomiendo revisar aquí lo que debe estar dentro de tu portafolio el día de tu presentación.

Conforma tu propia política

Por último, dentro de estas recomendaciones que ahora me permito hacerte, sugiero que puedas definir una política específica para viajes fuera de la ciudad donde resides. Algunas ideas:

  • En virtud de que un viaje implicará para ti más tiempo invertido, los eventos foráneos pueden tener en tu tabulador personal un costo mayor al que ofrecerías en tu misma ciudad. Es importante ponderarlo pero evita duplicar el costo. Me parece razonable moverte en un margen entre el 15% y 30% del costo que darías por un evento en la ciudad en la que radicas.
  • Puede ser una opción a explorar, con los organizadores, el que si habrás de cubrir tu viáticos por tu cuenta se acuerde que un monto promedio se integre al costo del servicio y vaya incluido en la cotización que se presenta. En ese sentido, también será importante, si no te es posible cubrir de entrada los costos, que solicites un pago dividido al 50% por lo menos una semana antes del evento que impartirás y 50% al momento de concluir tu participación.
    • Este esquema, tendrá el plus de que los gastos en que se haya incurrido (hospedaje, avión/autobus/auto, peajes, alimentos y transportación local) pueden ser facturados por tu cuenta para comprobar impuestos y disminuir o evitar el pago mensual de los mismos (dependiendo tu volumen de facturación).
    • Deberás considerar dar seguimiento administrativo a la generación y pago de dos comprobantes fiscales (ya sea una factura o un recibo de honorarios, según sea el esquema que manejes).
  • Refleja todo acuerdo organizacional, para tema de viáticos y logística, en tu cotización general. Deja por escrito los acuerdos que se han tenido para que no exista lugar a equivocaciones y malos entendidos. Asegúrate, por ejemplo, que los organizadores conozcan a detalle tus propias políticas para viajes. La claridad nos ayuda a todos.
  • Valora cadenas de hoteles y restaurantes que te brinden puntos o recompensas. Puedes ir conformando, en cada ciudad que visites, lugares específicos que te sean convenientes.
  • Establece un sistema de administración y comprobación de gastos; comprométete a no dejar para después estos temas, puesto que se afectarán tus finanzas. Mis tiempos, por ejemplo son, que al día siguiente de mi regreso, como una prioridad de mi agenda, está comprobar debidamente los gastos (ya sean facturas para mí o bien para solicitar reembolsos con las personas previamente indicadas por la organización).
  • Se amable y directo, sin ser agresivo, con las contra partes de la organización que te convoca y que se encargan de los temas administrativos. A ellos les agrada también una persona ordenada, que tiene claro el proceso que se ha determinado de forma previa.
  • Genera un compromiso personal para lograr cumplir los tiempos y acuerdos administrativos tanto para pagos en general como para reembolsos. Cumple con tu parte y así será más fácil que los otros participantes en el proceso puedan también cumplir con su parte.

Logística viajera para un Speaker

Espero que estas ideas hayan sido de utilidad para ti, si se acerca la fecha de tu primer viaje estoy seguro que estos elementos pueden ser valiosas herramientas para ti. Si ya tienes por costumbre impartir sesiones o conferencias en ciudades diversas a las tuya, deseo que estas ideas te ayuden a optimizar tus propios procesos de control para asegurar el éxito de tus viajes y presentaciones foráneas.

Volveremos muy pronto a profundizar en este tema. Te estoy preparando un inventario de Apps que pueden ayudarte a hacer más llevadero el tema de tus viajes para conferencias y presentaciones. ¡Mantente pendiente!

¡Hasta pronto y hasta siempre!

SobreHéctor Sampieri

Conferencista, Coach y Mentor de Comunicadores Eficaces. Ayudo a personas y organizaciones a capitalizar su experiencia en beneficio de su desarrollo.

Este sitio usa Akismet para reducir el spam. Aprende cómo se procesan los datos de tus comentarios.

A %d blogueros les gusta esto: