Coaching, Motivación

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#Proyectos, #Sueños, #Metas, #Plandeacción
Comunicación, Liderazgo

Redimensiona la gestión de tu liderazgo

Idea
Cortesía PixaBay.Com

Nuevo lunes de #productividad; otra oportunidad para sigas profesionalizando y fortaleciendo tu #liderazgo dentro de la organización en la que colaboras o bien en un proyecto concreto a tu cargo. Hemos comentado previamente elementos que de forma práctica pueden apoyarte en este objetivo; hoy, sin embargo, quiero pedirte una reflexión más profunda. Necesitamos abordar el tema de la gestión de proyectos, una “supra-habilidad” que exige de ti, como líder, todas tus capacidades y sobre todo concentración en un contexto exigente, cambiante y siempre “de prisa” en el que nuestras decisiones son constantemente confrontadas, evaluadas y en ocasiones concretas directamente contrariadas. ¿Verdad que parece misión imposible? ¡No te angusties, tratemos de desenredar la madeja!

¿Qué podemos entender por gestión?

La RAE nos indica tres significados para el verbo “gestionar”, y creo que los tres están directamente relacionados con los aspectos de tu liderazgo que nos interesa potenciar:

  • Llevar adelante una iniciativa o un proyecto.
  • Ocuparse de la administración, organización y funcionamiento de una empresa, actividad económica u organismo.
  • Manejar o conducir una situación problemática.

Tradicionalmente hemos entendido el segundo significado como el más aceptado y reconocido. Y no hemos llevado más allá la reflexión. Se provoca entonces, a mi juicio un grave error que tiene implicaciones directas en la vida interna de las organizaciones. Se reduce la gestión al simple acto de “administrar”. Todo líder debe administrar pero, como hemos señalado antes, no todo administrador es de suyo un líder efectivo.

El problema de pensarlos como sinónimos, en la vida práctica, tiene consecuencias importantes: ¡abre la puerta a los jefes y cierra los espacios a los líderes!

Quedémonos ahora, para tratar de construir un aprendizaje, con el primer significado “gestionar” implica llevar a delante una iniciativa o un proyecto. He ahí el ejercicio del liderazgo que tanto nos interesa. Dejemos que ese primer significado “domine” a los otros dos en nuestro análisis. El líder que conduce una iniciativa debe entonces, para lograrla, administrar los esfuerzos y los recursos de forma óptima y debe ser capaz de determinar cómo enfrentar los obstáculos o situaciones de conflicto que pueden poner en riesgo el logro de la meta.

Entendamos que la gestión es el ejercicio mismo del liderazgo, no en la teoría, no en los conceptos, no en los organigramas, no en las funciones escritas, sino en la vida real que requiere una respuesta constante. Reconozcamos que la administración y la resolución de conflictos deben “enmarcarse” en la búsqueda de los objetivos y las metas. Un líder que gestiona es un líder que sabe responder sin perder el rumbo en la construcción de la respuesta; la propia elaboración de la respuesta al desafío y a los “grandes temas administrativos” es una forma de lograr el objetivo. El verdadero líder se realiza, y aprende de dicha realización, en la gestión efectiva que ofrece resultados concretos, tangibles y previamente señalados por la relevancia de las organizaciones y/o los proyectos.

¿Cómo entonces lograr esta redimensión de la gestión como un ejercicio de liderazgo y como algo más que la simple administración?

Te propongo 3 elementos de reflexión:

  1. La gestión efectiva incluye en esta época, te guste o no, la dimensión #digital. ¿Cómo se está adaptando tu empresa/organización/proyecto al entorno de la era de la información? La #eradigital supone múltiples posibilidades de colaboración que facilitan la propia gestión, reduciendo el tiempo que se invierte en la administración para así favorecer el tiempo efectivo de contacto humano e interpersonal que solo puede otorgar la presencia en “campo” del líder. La tecnología, ese conjunto de herramientas, busca hoy en día en las grades tendencias mundiales facilitar los procesos y optimizarlos. Una gestión compleja y rudimentaria complicará tus posibilidades. Una gestión, posible hoy desde la palma de tu mano con un smarthphone, de brinda el privilegio de la movilidad sin “desatender lo importante”.
  2. La gestión efectiva debe incluir una estrategia interna de comunicación y seguimiento con los actores relevantes (internos y externos) que contribuyen al logro de los objetivos. Esta estrategia debe ser un “canal” abierto que, si pensamos en un río, nutra las orillas de las actividades que se realizan y a la cual todos puedan acercarse para “refrescarse” en la tarea cotidiana. El líder debe ser el “ejecutor” de la estrategia comunicativa y debe tenerla clara, aunque la “operación” de la misma pueda caer en otros apoyos importantes. Un líder que no comunica no es un “gestor eficaz”; liderazgo es narración, como bien ha señalado Howard Gardner, y por ello este segundo aspecto debe ser el “corazón” de la pretendida gestión de un proyecto una vez que la “cabeza” ha planteado las metas y los objetivos a seguir.
  3. La gestión efectiva debe procurar momentos de evaluación, introspección y revisión del avance de la meta previamente determinada. Pero por favor que no se entienda esto, nuevamente, como la reducción a ver los porcentajes de avance. Lo que hemos hecho y los que nos falta. La óptica debe cambiar a saber detectar “cuando se camina” qué tan bien se está caminando y qué puede mejorarse a partir de cada uno de los pasos ya dados. La tarea del líder en este sentido es ayudar a fijar y mantener el rumbo. Al desarrollar un proyecto, siempre corremos el riesgo que las tareas más insignificantes nos “tienten” a no encontrar el sentido al ejecutarlas. Cosas pequeñas, pero rutinarias y “talacheras”, nos pueden provocar distracción. La gestión efectiva del líder implica la “magia” de hacerle ver a los colaboradores del proyecto que no hay actividad sin vínculo a los objetivos; y en dado caso, de que una actividad no tuviera ninguna relación con lo que se persigue, el líder es quien primero debería reconocerla, replantearla en su momento u ordenar su “eliminación” de las prioridades. El que el líder no esté en el escritorio, no implica que desconozca lo pesado que el escritorio puede resultar para sus colaboradores en la rutina diaria y la frustración que, a muchas veces, encierra en sus cajones. He aquí una última clave importante que quiero compartirte: ¡el administrador no tiene preocupación por las personas!, las considera un simple recurso, piezas de ajedrez que se disponen en un tablero y cuyos movimientos se planifican. ¡El líder entiende que la motivación es clave para lograr los objetivos y que esa motivación puede verse amenazada por lo burocrático que todo proyecto esconde y sabe estar ahí, en el momento oportuno, para conectar lo engorroso con la meta, con el objetivo!

Recomendaciones prácticas que pueden ayudarte en la #eradigital

#ERADIGITAL
Cortesía PixaBay.Com

Gestión de proyectos/clientes con herramientas digitales

Es importante considerar cómo pueden ayudarte las herramientas actuales para capitalizar tus procesos internos y potenciar tus posibilidades. Yo te sugiero dos que yo mismo empleo de forma recurrente:

  1. Nozbe, lo utilizo para gestionar los diversos proyectos a mi cargo, y para encauzar tareas claves, y también esas pequeñas “distractoras”; posee sincronización con diversos dispositivos y puede vincularse al calendario de actividades para no perder tiempos y entregas.
  2. PipeDrive, lo utilizo para el seguimiento de mis clientes y procesos de ventas de los servicios que ofrezco. Me permite saber en qué punto se encuentra cada negocio y puedo vincular a actividades sustantivas que me permiten “ganar” en cada ocasión.

Gestión de información entre colaboradores y clientes

Me parece clave que los miembros de un proyecto tengan posibilidad de acceder a la información sustantiva que requieren, de igual forma es necesario saber entregar a cada cliente lo que requiere en el momento oportuno. Este situación exige, como muchos otros aspectos, el criterio del líder. No solo es “almacenar y compartir” información; el resguardo y acomodo, la correcta clasificación, requiere también una estrategia certera. Te recomiendo dos áreas.

  1. Almacenamiento en la nube de información clave, te recomiendo que pienses bien qué puedes acomodar en cada caja y que no te “cases” con un solo servicio. “No pongas todos los huevos en la misma canasta”. Personalmente no uso uno solo para todos mis asuntos, sino que, dependiendo la importancia y complejidad, los utilizo como me conviene y tengo además un adecuado control de qué está en qué parte de la nube.
    • Dropbox, puede brindarte hasta 11GB en plan gratuito. Lo utilizo por ejemplo, para almacenar mis materiales de conferencias y documentos de diversos proyectos.
    • Box, fue el primer servicio que tuve de almacenamiento en línea. Participé en una promoción hace algunos años y logré 500GB en plan de por vida. ¡Una maravilla! Dispongo aquí información más bien personal.
    • GoogleDrive, información ligada a este sitio web. Dependiendo tu cuenta de Google el almacenamiento puede variar; una cuenta pagada con ellos recibe 30GB.
    • One Drive, incluida con tu plan de Office si utilizas dicha plataforma. Aquí guardo todas mis imágenes y vídeos.
  2. Seguimiento de reuniones, pendientes concretos, notas e ideas personales. ¡Sí!, ¡lo adivinaste! vuelvo a recomendarte Evernote. Una práctica manera de estimular y tener una representación digital de tu memoria.

Gestión de comunicación interna

Existen muchas herramientas que podrías utilizar, pero yo destacaría dos posibilidades concretas:

  1. Aprovechamiento de sistemas de mensajería y redes sociales diversas en una estrategia coordinada.
    • Uso de plataformas concretas, como HangOut, Skype, Messenger Facebook, o el mismo Whatssapp (a pesar de lo engorroso que puede resultar para algunos) entre otros.
    • Creación de un grupo cerrado de facebook para los proyectos; conozco muchas organizaciones y proyectos exitosos que lo han implementado conscientes del riesgo de “distracción” de la propia red social.
    • El área a considerar sería evitar la invasión de lo profesional en la vida personal de los colaboradores o bien el que no se respeten los horarios laborales (claro que siempre hay urgencias, pero hasta en las urgencias hay, o debería de haber, protocolos).
  2. El empleo de un entorno de red social interna. Me parece la mejor opción, esta posibilidad “encauza” la comunicación a un entorno controlado y direccionado a la meta que se busca y que puede usarse en la cotidianidad del horario laboral. Hay varias, pero yo utilizo #Slack con uno de mis proyectos y, por lo menos, en términos de comunicación me ha resultado muy útil. Resulta además, como valor agregado, que puede “conectarse” con la nube (almacenamiento de archivos) y que ofrece llamada de audio y/o vídeo entre los contactos, y otras funcionalidades interesantes.

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¡En espera de que estas ideas te sean de ayuda!

¡Hasta la próxima!

Liderazgo

¿Cómo usar el tiempo para que corra a tu favor?

Manejo del tiempo
Cortesía PixaBay.Com
“[…] pero no nos toca a nosotros decidir
qué tiempo vivir,
sólo podemos elegir qué hacer
con el tiempo que se nos ha dado”.
Gandalf, El Señor de los Anillos

¡Ya es lunes! ¡Nuevo inicio de semana! ¡Nuevo reinicio de actividad laboral/escolar para muchas personas en nuestro país! Y la verdad es que no se me ocurre un tiempo más propicio que este para entregarte un nuevo secreto de productividad. Te presento tres aspectos sencillos que pueden venir en tu auxilio si experimentas, de forma recurrente, que “tu tiempo no alcanza” y que “desearías <agregarle> horas al día para entonces sí ser más efectivo”. Si te encuentras retratado en estas expresiones, creo que sí conviene que revises lo siguiente. Espero encuentres aquí algunas ideas que te permitan usar de forma óptima el principal recurso en el que se refleja tu vida: ¡tu tiempo! 

A lo largo de mi experiencia laboral, y también en este momento presente de mi trayectoria, el uso y manejo del tiempo ha sido para mí una clave para poder afianzarme en mi actividad profesional y lograr metas concretas. No lo he logrado a la primera; no puedo decirte que he conquistado este desafío al 100%, sin embargo: ¡estoy en la lucha y he logrado dar dado pasos importantes! Tengo la certeza de que puedo ayudarte desde mi experiencia. Lo que aquí verás, es lo que he aprendido en diversas derrotas personales. Te cuento un poco.

Soy casado. Padre de tres hijos. Coordino dos ambiciosos proyectos laborales que demandan atención y seguimiento constante; atiendo y coordino para ello a dos equipos diversos de trabajo ¡en tres sedes diversas! Tengo mi propio proyecto personal (mismo que conoces por este sitio web). Mis jornadas habituales son en ocasiones días de malabares y situaciones imprevistas y me he visto en la necesidad, para no perder la cordura, de empezar a poner al tiempo de mi lado.

Esto ha podido ser posible en cuanto he comprendido que no tengo realmente poder para administrar el tiempo (no decido sobre él), solo puedo manejar el uso que le doy a los momentos que he recibido y que recibo en el día a día (solo puedo manejar lo que yo soy, quiero ser y debo ser ante el tiempo que tengo disponible).

El tiempo refleja nuestra vida, con él podemos medirla; a través del tiempo también le damos significado a lo que somos. No solo es destinar tiempo para realizar actividades y ser más efectivo; decidir el uso del tiempo es saber brindar una respuesta concreta a la pregunta por nuestra existencia. Podríamos decir “donde pones el tiempo, pones el corazón” y no estaríamos en modo alguno equivocados. “Nadie ama más que aquél que da la vida por los suyos”, y la única forma que tenemos de “dar vida”, nosotros que no la creamos, es dedicar tiempo a las personas que amamos y a los proyectos que nos interesan. Si algo nos es relevante, si algo es importante realmente, es cuando logra tener un espacio definido en “nuestra agenda”. Lo que te importa entonces es lo que haces y a lo que le dedicas el tiempo. Habiendo dicho que la motivación de usar mejor nuestro tiempo no solo responde al objetivo de “optmizar”, sino de abordar de manera integral la persona que somos ante el tiempo, vamos pues a entrar en materia.

¿Qué podemos entender por uso del tiempo?

Una habilidad superior que nos permite alcanzar un empleo racional, y racionado, del tiempo que tenemos disponible en nuestro día a día. Si usamos adecuadamente nuestro tiempo podremos ser más eficientes, concentrar nuestra atención y lograr resultados concretos en beneficio nuestro, en utilidad de las metas/proyectos/organizaciones con los que colaboramos y en la mejora de la calidad interpersonal en las relaciones que son significativas para nosotros (familia, amigos, etc). 

Tres acciones concretas te propongo hoy:

1.- ¡Toma una radiografía a tu agenda!

  • Si no lo haces ya, empieza hoy mismo a llevar un registro de tus actividades diarias; si ya lo tienes, revisa las actividades de la última semana: ¿a qué, o a quiénes, has dedicado más tiempo?
    • Conviene observarse a uno mismo por unos días; al finalizar la jornada, puede ser de utilidad enlistar las actividades del día, y buscar clasificarlas.
    • Para clasificar, distingue en tu agenda actividades laborales, profesionales, personales y familiares. Señala cuáles de ellas podrían considerarse importantes y urgentes, cuáles serían relevantes y cuáles no, cuáles serían ocasionales y cuáles serían rutinarias.
  • En una escala del 0 al 10, donde 0 es no lograr nada de lo propuesto, y 10 es alcanzar todo lo propuesto para una jornada, ¿cómo valoras el cumplimiento de tus metas y actividades cotidianas? Desde tu registro, valora cada uno de los últimos siete días habituales. Este será un punto de partida que, si te decides a usar mejor el tiempo, te servirá para comparar si has ganado efectividad en lo cotidiano.
  • Considera las siguientes preguntas como puntos de reflexión en esta primera acción a seguir:
    • ¿Es fácil para ti distinguir lo urgente y lo importante dentro de tus actividades?
    • ¿Utilizas actualmente algún método o “receta” para optimizar el tiempo?
      • ¿Cuáles son las ventajas que has tenido?
      • ¿Cuáles son las oportunidades que aún detectas como áreas a trabajar?
    • ¿Utilizas agenda impresa o calendario electrónico de forma recurrente?
    • ¿Tú mismo decides sobre tu agenda o tienes alguien que te ayuda a decidiro que te “impone” actividades a realizar? 
    • ¿Cuánto tiempo dedicas a la tecnología y los dispositivos de comunicación? ¿Cuánto tiempo estás frente a un equipo de cómputo o activamente trabajando en el celular? Te recomiendo te apoyes en esta App para ganar claridad en esta parte,  https://www.rescuetime.com/
    • ¿Qué aplicaciones utilizas para controlar tareas y actividades? ¿Qué tan a gusto te sientes con dichos recursos?

2.- Identifica y elimina las “fugas” de tiempo en el día a día

  • Un gran error cotidiano es “saturar” nuestra agenda; llenar el día de actividades, reduciendo el tiempo para cada una de ellas al máximo; queremos incorporar eventos con calzador en el día a día y al cierre de la jornada nos sentimos realmente frustrados y sin posibilidad de acción. No más de 4 actividades sustantivas por parte de la jornada podría recomendarte para el planteamiento de la semana.
  • Destina tiempos concretos y realistas, de forma previa; cada jornada, antes de terminar actividades, concreta tus prioridades para el día siguiente de tal forma que al iniciar el mismo ya tengas una ruta considerada de acción. No planear el día siguiente es una de las principales “fugas” de tiempo.
  • Realiza llamadas importantes por la mañana; programa reuniones no más allá de las 12 del día en la medida de tus posibilidades. Si participarás en una reunión, o la diriges, conviene que revises el secreto anterior de productividad para ser más efectivo y aprovechar tu tiempo y el de los demás.
  • Destina tiempos para revisión y respuesta de correos electrónicos. Conviene una revisión rápida por la mañana, al iniciar actividades, para reordenar, en caso de urgencias o imprevistos, los pendientes. De igual forma, una revisión “antes de cerrar”, para ver si es necesario reajustar tu listado para el día siguiente. No contestes correos importantes sin tener destinado un tiempo concreto para ello. Responder a la carrera, aunque pueda dar la “finta” de eficiencia, elevará tu margen de error. ¡Resiste la tentación de revisar el correo de forma recurrente!
  • Controla interrupciones. Hazle saber de forma previa a tus colaboradores los momentos del día en que podrías estar disponible. Aprovecha herramientas concretas con quienes te rodean: buzón de voz, mensajería instantánea, compartir agendas y calendarios, clasifica de una forma funcional tus correos electrónicos para que te sea más fácil asignar prioridades.
  • Si tienes asistente personal acuerda con dicha persona los modos y formas de canalizar temas y pendientes, y de contactarte en momentos en que te “presentarás” como ocupado ante otros colaboradores o personas significativas.
  • Sé cortés con quien entre a tu oficina de forma imprevista, mantente de pie junto con él o ella. Ello les hará ver que te encuentras ocupado y que tal vez no sea el mejor momento, así podrás evitar la fuga del tiempo que representa una visita “inesperada”.
  • Manten en la medida de lo posible siempre orden en tu escritorio o mesa de trabajo. Un documento fuera de lugar puede convertirse en una distracción o fuga de tiempo.

3.- Renueva la prioridades de tu agenda

  • Trabaja tu agenda desde tus prioridades y tus valores; sincroniza tus anhelos con las prioridades que deberás enfrentar en el día a día. Destina tiempo a lo importante y aprende a lidiar con lo urgente. 
  • Destina momentos del día, a pesar de lo complicado de la agenda, para hacerte presente con las personas que te importan (un breve mensaje a tu esposa o a tus hijos). Dale a conocer a tus familiares los detalles generales de la jornada, así ellos sabrán que hay tiempos en que no podrán localizarte, pero sabrán que si te dejan un rápido mensaje tú podrás ponerte en contacto a la brevedad.
  • Delega aquellas tareas y actividades que puedan ser realizadas por otras personas, acude a este otro secreto de productividad que puedes consultar aquí
  • Establece, una rutina, dentro de lo imprevisible que puede ser la jornada, para cada una de las cosas relevantes. Procura conformar un horario (¿recuerdas lo funcional que era el horario escolar y cómo te permitía enfocarte en qué era lo importante ante cada materia?), trata de apegarte a dicho horario.
  • Dentro de la rutina de tu horario, no olvides incluir en concreto y buscar procurar en la medida de tus posibilidades: 
    • Al cierre de actividades en el día: revisar correo electrónico, realizar tu listado y determinar la prioridad al día siguiente.
    • Al comenzar actividad, revisar tu correo electrónico, verificar tu lista de prioridades y ajustar conforme lo necesites.
    • Destinar tiempo para la respuesta de correos electrónicos de relevancia.
    • Programar llamadas por la mañana.
      • Preparar los puntos clave unos minutos antes de realizar la llamada.
    • Programar reuniones no más allá de las 12 del día, sobre todo si implican traslados físicos para ti o para las personas que te acompañarán.
      • Preparar reuniones de forma previa.
    • Tiempo destinado a la atención o seguimiento de colaboradores y personas que trabajan junto contigo.
  • Incluir momentos de relajación y descanso de actividades, sobre todo cuando alguna de ellas te “sature” o no puedas avanzar; desde luego dentro de las posibilidades de tu actividad laboral. Puede ayudar: un café, un cuento corto si te gusta la literatura, un crucigrama o juego de números, un breve paseo o activación física.
  • Brinda seguimiento a tus actividades y tareas con alguna herramienta de apoyo que optimice tu memoria. Yo utilizo y te recomiendo Nozbe.
  • Por último pero no por ello lo menos importante, en lo personal, a mí me ayuda mucho efectuar una oración inicial y al cierre de mi jornada para encomendar mis trabajos, mis éxitos y mis vicisitudes; atreverme a poner en manos de Dios, mi agenda, confiando en que Él habrá de llevarme y apoyarme. Si eres creyente, te invito a que lo incorpores como parte de tu rutina diaria. Esto ha renovado mi rendimiento y mi productividad en el aspecto laboral y profesional, además que imprime sentido a mi vida como persona y miembro de una familia y de una Iglesia.  No hay mejor forma, desde mi perspectiva, de aprender a usar el tiempo, que poner en consideración del Dueño del Tiempo, aquello que se hace y/o se debe hacer. Él puede sostener nuestras prioridades y urgencias, y nosotros desde su presencia ganamos en Sentido y confianza para nuestras tareas.

 

Como apoyo a estas ideas, te dejo algunas herramientas que pueden serte de utilidad:

  • Consulta en mi libro Liderazgo Transformador, la dimensión integral del #liderazgo, en concreto la competencia de “Organizar tiempos y actividades”. Aprende con ello a distinguir lo importante, de lo urgente y lo incidental.
  • Logee, una práctica herramienta para ser efectivo en el día a día, consulta aquí mi reseña.
  • Cada día viernes, antes de dedicarte al descanso y a “colgar” los pendientes de la oficina/proyecto efectúa un “Balance de Viernes.
  • Utiliza el nuevo “Full focus planner” de Michael Hyatt, consige un 15% de descuento en tu compra, dando clic aquí. Yo acabo de adquirir el mío, y estoy seguro que me será de gran utilidad. En breve te compartiré, de forma complentaria a este post, mi reseña del mismo.
  • Con mis clientes en #Coaching he trabajado herramientas concretas para sintonizar valores y actividades dentro del tiempo cotidiano; para enfocar las etapas de vida y los tiempos en la familia y en el trabajo, así como los famosos cuadrantes de Covey, con una perspectiva humanista dentro del enfoque organizacional. Si te interesa el empleo de estas herramientas concretas, Programa tu primera sesión gratuita de Coaching con tu servidor, ¡puedo ayudarte a ganar claridad en el manejo del tiempo! A continuación te dejo un formulario de contacto:

¡Hasta la próxima!

Liderazgo

4 pasos para hacer de un conflicto una oportunidad de aprendizaje

Trabajo
Diversas perspectivas, opción para aprender

Las personas dentro de las organizaciones ante la persecución de metas en concreto que deben alcanzar pueden verse, muchas veces, sujetas a conflictos internos que impiden la obtención de aquello que se busca. La relación interpersonal y la comunicación en un equipo son fundamentales; los conflictos, presentes en todo grupo humano hay que decirlo, suelen poner a prueba la capacidad de las personas para interactuar entre sí.

Un conflicto, deja de serlo, cuando las partes involucradas lo miran desde la perspectiva de la posibilidad de aprendizaje y desarrollo. Al romper la estabilidad cotidiana, y las formas previamente asumidas, el conflicto puede ser energía que se capitalice a favor de las personas y las metas que estas personas persiguen con su actividad profesional.

¿Cómo incentivar esta situación dentro de los equipos de trabajo de los proyectos y/o las organizaciones? Te propongo 4 pasos para lograr este cambio de perspectiva que no solo resuelva diferencias, sino que lleve la integración de tus colaboradores al siguiente nivel.

1. Identifícalo

Pueden existir múltiples causas para el surgimiento de un conflicto dentro de un equipo de trabajo o entre los miembros de una organización/institución. Si quieres resolver el inconveniente de fondo, conviene en primer lugar que puedas analizar de qué tipo de conflicto se trata y deberás considerar además el impacto del mismo en el desarrollo de los proyectos y/o los equipos a tu cargo. Con la idea de apoyarte te presento algunos posibles conflictos que ocurren de forma frecuente en las organizaciones:

Tipos de conflictos
Diversas fuentes para el conflicto

2. Contextualízalo

Una vez que has podido clasificarlo de forma inicial detectando la fuente de la diferencia, es importante “encuadrar” el conflicto dentro de la realidad presente e inmediata del proyecto y/o del equipo de trabajo. Para ello es importante que puedas tratar de responder las siguientes preguntas:

  • ¿Qué otros aspectos están en conflicto entre las partes? ¿Qué otras situaciones o conflictos concretos se han derivado de la fuente, tipo de conflicto, detectada?
  • ¿Cómo afecta el conflicto a la realidad cotidiana del equipo y de las partes involucradas? Consulta con las partes involucradas, a fin de poder tener una visión clara de la afectación que ellos consideran recurrente.
  • ¿Cuál es el costo de intentar resolver el conflicto? 
  • Considera qué sucedería si no se buscara resolver el conflicto: 
    • ¿Qué es lo peor que pudiera pasar si el conflicto no se resuelve y continua complicando el día a día del proyecto y de los miembros del equipo? 
    • ¿Cuál sería el costo que deberían asumir tanto los colaboradores como la organización por la incapacidad de resolver el conflicto? 
  • Considera qué sucedería si se buscara resolver el conflicto:
    • ¿Qué beneficios habría a corto, mediano y largo plazo? 
    • ¿Qué sería lo mejor que podría suceder si se resolviera el conflicto? 
  • A pesar de las diferencias de las partes, ¿Qué puntos tendrían en común las diversas perspectivas? ¿Cómo podrían ayudar la misión, visión y estrategias definidas del equipo y/o de la organización dentro de este conflicto en particular? 

3. Abórdalo

Con los dos puntos anteriores trabajados estarás en posibilidad de afrontar de mejor forma, ante las partes, el conflicto detectado y contextualizado. Para ello te sugiero puedas convocar una reunión para discutir el tema. Puede ser de utilidad que consultes los secretos de productividad anteriores (para organizar una reunión, y para negociar diferencias) con la finalidad de que puedas sentirte preparado y listo para “abordar” al toro por los cuernos. Te propongo los siguientes elementos para la reunión referida:

  1. Evita que la reunión tome un tono de “juicio” o de “interrogatorio policial”. No es de interés, para una resolución inmediata del conflicto, repartir culpas sino encontrar soluciones y alternativas. Por ello debes, como moderador, organizar previamente tus ideas y cuidar, con suma atención, el tono empleado en tus palabras así como la comunicación no verbal que puedas proyectar.
  2. Es importante concientizar a ambas partes respecto los beneficios de resolver la diferencia, tanto para ellos en particular como para el proyecto y/o la organización. Puede ser conveniente mostrar de forma gráfica / visual esos beneficios para hacerlos tangibles.
  3. Busca situar a las partes en una condición de “amenaza para ambos”, donde puedas presentar los costos que el conflicto tiene para todos, y las consecuencias que podrían tenerse de no resolverse satisfactoriamente para el proyecto y/o la organización esta situación lamentable. Procura evitar un lenguaje competitivo entre áreas / personas; resalta un lenguaje incluyente, palabras que afiancen la colaboración en común para hacer frente a esta situación problemática para todos.
  4. Evita en todo momento la definición del problema en términos de “opiniones” o “puntos de vista”, no dejes que la conversación se centre en lo que ha ocurrido sino en lo que puede suceder si las partes se comprometen a modificar cada quien su influencia y responsabilidad. Permite que se expongan diversos enfoques y perspectivas, reconociendo que son eso justamente: “percepciones”, materia que sirve para la construcción de una solución pero no la solución final.
  5. Busca integrar las necesidades específicas de las partes involucradas; a partir de ello plantea soluciones que puedan satisfacer a todos los participantes en la reunión. Las soluciones propuestas por ti, que conviene llevar preparadas de forma previa y emplearse si las partes no “ponen de su parte”, deben enfatizar puntos comunes e intereses compartidos.
  6. Si tu autoridad, dentro del proyecto / organización, te lo permite genera algún cambio en funciones o en distribución de recursos que resulten aceptables para las partes y para el desarrollo del proyecto y el logro de las metas comunes.
  7. En conjunto, todos los participantes, determinen una fecha de cierre, puede ser a corto o mediano plazo dependiendo la complejidad de la situación, para que el conflicto pueda darse por “terminado”. Programen una reunión específica en la fecha determinada por todos.
  8. Finaliza la reunión recapitulando los acuerdos, asumiendo los compromisos de los involucrados. Refleja estas pautas en un documento que pueda ser asumido por todos como la ruta crítica a seguir para resolver esta diferencia. Puede ser de utilidad que todos los participantes lo firmen, para hacer patente el compromiso, y se entregue una copia a cada parte involucrada.

4. Síguelo

Un conflicto no se resolverá solo por la celebración de la reunión y por la firma de los participantes. Debe generarse la condición, dada por el compromiso de cada parte involucrada, que permite que efectivamente se resuelva. Pero el papel del líder es sumamente en esta parte a modo de garante del acuerdo efectuado. Para ello es importante que, como responsable de un proyecto / equipo de trabajo, verifiques a detalle la observancia y cumplimiento de los acuerdos celebrados. Si crees que al celebrar la reunión todo se resuelve, es probable que debas convocar a otra reunión más pronto de lo que crees.

Es importante que no “atosigues” a tu equipo de forma inmediata, esperando resultados como por arte de magia, sino que puedas brindar un tiempo y espacio propicio para que cada parte cumpla con lo acordado. Brindar distancia no debe traducirse como “indiferencia” de tu parte. Para ello:

  • Retroalimenta de forma pública todos los logros que encuentres dentro del proceso de resolución en las partes involucradas.
  • Por otro lado, observa, sin corregir de inmediato, aquellas áreas de oportunidad que el proceso de solución te brinda desde la perspectiva de responsabilidad que ocupas. Puede ser conveniente, de forma cercana y motivadora, acercarse a cada parte, ya en privado, para dar a conocer esos elementos que aún deben seguirse trabajando para lograr la resolución definitiva del conflicto.
  • Una semana antes, del cumplimiento de la fecha acordada en la reunión de abordaje del conflicto, remite convocatoria a una nueva reunión. En ella cada parte presentará su sentir respecto los acuerdos y compromisos; deberás informar los logros y detalles aún a corregir que has observado como responsable. Recuerda en este punto que no buscas reavivar la “competencia” entre las partes, sino mantener el “espíritu de equipo” por el cual una mejora ha podido verificarse.
  • Si el conflicto, a pesar del avance de las partes, aún está “vivo”, será necesario efectuar nuevos acuerdos y compromisos con la conciencia de que, a pesar de todo, ha podido mejorarse, por lo menos, la posibilidad de reconocer y enfrentar el conflicto.
  • Si el conflicto ha podido resolverse satisfactoriamente, será importante poder “celebrar” este logro de todos. Procura una forma sencilla, pero de relevancia para tus colaboradores, donde se de a conocer este logro y pueda festejarse oportunamente.

 

Aquí es donde podemos dar cara visible al aprendizaje y capitalizarlo: ¿qué hemos aprendido como personas y como miembros del equipo respecto esta situación?, ¿qué haremos si se presenta de nuevo alguna diferencia que impida la vida cotidiana del proyecto y/o la organización?

 

¡Hasta la próxima! ¡Nos vemos el próximo lunes de #productividad!

Liderazgo

¿Cómo negociar adecuadamente y no sentirse derrotado en el intento?

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Una semana más, ¡un nuevo “secreto de productividad” que quiero compartirte! Y Hoy hablaremos de la posibilidad de romper un paradigma. ¡No te lo pierdas y date la oportunidad de ser un mejor negociador!

Existe una vieja idea, aquilosada como los años de un viejo libro polvoso en una biblioteca olvidada, dentro de las organizaciones / instituciones / empresas que se encarga de impedir el crecimiento y desarrollo de las personas que las integran. El hecho de pensar que solo los “altos mandos” deben “negociar” en momentos cruciales del proyecto / compañía. Es una voz que suele decir, con agrietado sonido, “la negociación solo es cosa de jefes”. Ese viejo pensamiento es un grave error. La realidad es que todos los colaboradores de un proyecto que involucra seres humanos, a todos los niveles de puesto o función, pueden obtener beneficios concretos en su desarrollo personal si aprenden a ejecutar de forma óptima una habilidad negociadora.

Por ello, hoy quiero apoyarte con una serie de breves recomendaciones que pueden ayudarte a estar más preparado al momento de “negociar” lo que tengas que negociar; pienso en situaciones habituales como la logística de oficina (un cambio de escritorio o la distribución de la misma, por ejemplo), nuevas condiciones laborales en tu contrato, el cierre de un negocio o la fusión de una empresa. Toda ruta de negociación tiene puntos similares, aunque en lógica de responsabilidad la “profundidad” de la misma tenderá a ser diferente dependiendo la naturaleza de lo que se sujetará a la negociación. ¡No lo olvides!

¿Qué podemos entender por “negociación”?

Es una habilidad clave por la cual dos o más partes (personas / áreas/ empresas) pueden establecer un convenio o acuerdo que genera el mejor rendimiento posible para cada “participante” de la negociación. Este convenio o acuerdo general es la base para la construcción de un vínculo duradero entorno a algún servicio / producto / alianza definida que genera una relación de calidad entre las partes.

Te invito a pensar la negociación desde tres verbos de acción que pueden evitarte la situación de “salir derrotado” de un acuerdo o negociación específica:

1. Prepárate

La mayor parte del éxito de una buena negociación supone la preparación ardua y dedicada que posibilita la ampliación del campo de acción de lo que aportas “sobre la mesa” al momento de generar el acuerdo frente a la contraparte. Por ello:

  • Genera un ejercicio de consciencia respecto las fortalezas personales y/o de la organización que representas, así como de las áreas de oportunidad (donde pudieras ser vulnerable frente al otro); identifica dichas fortalezas y piensa en ellas como un “plus” que aportará a la otra parte si se realiza el acuerdo; reconoce las áreas de oportunidad y piensa en ellas desde la perspectiva del acuerdo que se busca (¿pueden solventarse con la negociación? / ¿pueden considerarse áreas de crecimiento y/o desarrollo dentro del acuerdo a realizar). Podrás apoyarte durante la negociación en estos puntos previos que has analizado.
  • Considera el objetivo de la negociación, puedes ayudarte con las siguientes preguntas:
    • ¿Qué se quiere lograr?
    • ¿Qué necesita la contraparte para animarse a concretar el acuerdo?
    • ¿Qué consesiones estarías dispuesto a hacer para lograr el acuerdo e incluya beneficios e intereses mutuos?
    • ¿Qué no estás dispuesto a negociar? / ¿Realmente hay condiciones que plantearías como “irrenunciables”? / ¿Por qué no estarías dispuesto a negociar ese conjunto de situaciones en concreto? Pensar en estas razones se revela como crucial por si debes externar a la contraparte aquello que no quieres negociar dentro del acuerdo (siempre de modo cordial, pero firme). 
  • Analiza a tu contraparte, busca la mayor información posible sobre la persona / área / empresa con la que negociarás. Vale la pena considerar: intereses, estilo de negociación, fortalezas, experiencia, hábitos, costumbres, competencia actual y posible, situación financiera / operativa, tiempo disponible para el proyecto / acuerdo, recursos invertidos al momento para plantear el acuerdo. 
  • Genera una agenda donde se especifiquen los temas a tratar, lo que no se abordará y los marcos de posibles acuerdos (opciones que podrías ofrecer a la contraparte); conviene generar respuestas posibles a los posibles acuerdos que la contraparte pudiera plantearte.
  • Analiza el mejor escenario, ¿qué puede pasar para ti si se logra el acuerdo? ¿qué pasaría para la contraparte si se logra el acuerdo?
  • Analiza los costos que representaría para ambas partes no realizar el acuerdo, ¿qué dejarían de ganar ambas partes si no logran un convenio que beneficie a ambas partes? 
  • Ten previsto el escenario de qué hacer si las cosas no resultan como esperas que resulten. Recuerda que el desarrollo y el cierre de la negociación tienen cierto componente de incertidumbre; ¡no todo depende de ti! Así que cumple con tu preparación y observa si la otra parte lo ha hecho también.

Tip básico: A mayor responsabilidad en la negociación mayor preparación. A mayores consecuencias y efectos, derivados del acuerdo que se genere, mayor debe ser la conciencia de responsabilidad y compromiso de quien negocia. 

2. Muéstrate

Al darse cumplimiento a la fecha y hora acordada para la primera reunión (reconoce que pueden tenerse varias antes de lograr un acuerdo definitivo) es importante que procures:

  • Genera un ambiente de apertura, cordialidad y confianza antes de iniciar propiamente la negociación. Muestra naturalidad y seguridad, ello puede ayudar a disminuir la tensión inicial.
  • Encuentra formas de reconocer y apreciar las emociones de la contraparte; hazle patente que reconoces su experiencia y trayectoria. Muestra respeto.
  • Concéntrate en los objetivos del acuerdo y/o en los puntos centrales acordados como agenda de la reuniónHabla de manera pausada, mantén claro tu propósito. Si comunicas desde la naturalidad transmitirás confianza.
  • Haz preguntas y brinda la oportunidad de respuesta a tu contraparte; guarda silencio mientras la otra parte habla / expone / presenta. No te apresures a dar explicaciones no pedidas antes de tiempo.
  • Describe tus argumentos para llegar a la propuesta (o a las alternativas que has preparado), así serás más contundente.
  • Toma en cuenta cómo la contraparte recibe la información que proporcionas; revisa los mensajes emocionales y corporales que te envía, analiza brevemente y trata de brindar una respuesta empática a su perspectiva / planteamiento general.
  • Si se ha podido lograr un acuerdo, en el cruce de posibilidades de ambas partes, favorece la identificación de intereses y beneficios comunes; es el momento de reiterar y verificar los compromisos logrados.

Tip básico: Muestra tu humanidad con firmeza, no con autoritarismo. Ten presente que la humanidad no es una debilidad, es un puente a recorrer dentro de la negociación y que desde la humanidad, más allá de los beneficios y costes económicos, se construye la confianza. 

3. Vincúlate

Una vez efectuada la negociación y alcanzado el acuerdo de ambas partes, es crucial el seguimiento e implementación de los acuerdos, por ello pon todo de tu parte en el proceso para que la negociación no corra riesgo respecto una posible falta de compromiso imputable a tu desempeño. Yo le llamo: “poner siempre la pelota en el lado de la cancha de la contraparte”, para ello:

  • Genera una reunión complementaria, o acuerden un mecanismo de seguimiento virtual si fuera el caso, para que se defina la forma de documentar, implementar y dar seguimiento a los acuerdos efectuados por cada parte. Destina los recursos necesarios desde tu responsabilidad para que las cosas sucedan.
  • Ten presente que el resultado de la negociación no es un documento que refleje los acuerdos, el resultado deberán ser los beneficios e intereses, la solución en sí misma, tangibles para ambas partes. Es importante poder generar “evidencia” de dichos beneficios y tenerlos presentes, a lo largo de la relación de confianza establecida a largo plazo, para evitar el sentimiento de “derrota” o de “pérdida” en la negociación por cualquiera de las partes.

Tip básico: Es necesario llevar a la vida práctica la filosofía de “ganar-ganar” que imprime toda negociación adecuada. Los acuerdos serán base para nuevos acuerdos; las alianzas pueden siempre profundizarse; la confianza construida y cimentada por resultados evidentes será la verdadera materia que hará vivir la negociación. 

Como un resumen de estas ideas, te presento la siguiente herramienta visual en formato tríptico que puedes descargar en PDF, por si lo requieres para preparar tu próxima negociación.

Negociar_1

tríptico negociar vuelta
Elementos claves

Negociar_Tríptico_Descargable

¡Hasta la próxima!